「導入は私のキャリア最大の貢献」SmartHRが社内ツールで利用No.1に

導入を決めた頃、当社では人事情報管理、給与計算、勤怠管理をそれぞれ別のシステムで行っていました。従業員に紙で記入してもらい、それを人事労務課が収集して、手作業でシステムに入力していた。その後、別のシステムで電子申請を試みたのですが、エラーが頻発してしまって、結局は郵送に頼ることも多かったんです。

給与明細も、こちらで作成したあとに、一人ひとりに手渡しするかたちでした。100人ほどの従業員に配っていたので、それだけで毎月かなりの工数がかかっていましたね。年末調整も、ずっと紙ベース。添付書類を集めて一人ずつまとめ、それを税理士さんにお渡しし、不備があれば差し戻してもらう……ということを繰り返していました。

入退社の手続きも同様です。特に入社手続きは、新入社員の初出社日を待って用紙を配布し、数日後に回収するというスケジュール。その後、私たちのほうで内容を手入力で電子化したり、社会保険の申請をしたりしていました。記入にミスがないかのチェックも必要なので、すべての情報がシステムに並ぶまでに膨大な工数がかかっていたと思います。

なるほど。聞くだけでも当時の大変さが伝わります。そこで新しいシステムの導入を検討し始めたのですね。

そのとおりです。不具合が出ず、給与明細や年末調整、各種申請を一元管理できるシステムはないか——そう考えて複数社を比較しました。経営陣とも協議し、機能が幅広くて一番使いやすそうだと感じたSmartHRに乗り換えることを決めたんです。

私が一番感動したのは、入社手続きが本当にスムーズになったことです。紙を配布するのではなくリンクを送ればいいので、初出社日を待たずに事前入力してもらえるようになりました。各種申請が完了するまでの時間が圧倒的に短縮されて、本当にストレスフリーになりましたね。

年末調整もウェブ上で行えるようになりました。申告内容を簡単にチェックできるので、もともと税理士さんに頼んでいた確認作業は内製化。最終的な計算のみを税理士に依頼するかたちになりました。従業員からしても、年末のバタバタがだいぶ落ち着いたのではないかと思います。

従業員情報をデータで把握できるようになったのも便利ですよね。部署ごとの平均年齢や平均給与などを、簡単に算出できるんです。戦略部門などから依頼を受けて出力し、さまざまな分析に役立ててもらっています。

いえ、とてもスムーズに現場に受け入れられた印象です。その大きな理由は、とにかく操作が簡単であること。直感的に使えるから、ヘルプページを見なくても自力で進めることができました。

ありがとうございます。「直感的に操作できる」というのは、まさに弊社がこだわっているポイント。開発チームがボタンの位置や配色を吟味し、誰にとっても使いやすいサービスを追求しています。

やはりこだわっているんですね。おかげで今SmartHRは、「当社で最も利用されているシステム」になったと思います。給与明細をSmartHRで電子送付していることもあり、従業員全員が定期的にアクセスしている状況です。

働き方も変わりましたよね。個人的な話ですが、ちょうどその頃、家庭の事情で遠方に引っ越したんです。もし紙ベースの管理を続けていたら、印刷や郵送が不可欠だから遠隔地勤務は難しかったはず。SmartHRのおかげでリモートでも問題なく働けていますし、社内で初の本格的なリモート勤務のケースになりました。感謝しています。

SmartHR導入前、大宮・横浜の2支店には紙の給与明細を送付していました。導入後はその作業が不要になり、大幅な業務効率化につながった。その後、千葉支店の設立や各支店の従業員数の増加がありましたが、問題なく対応できています。もし紙でのやりとりを続けていたら物理的な距離が管理の障害になっていたと思うので、その点でも本当によかったと感じます。SmartHRの導入を決めたことは、私のキャリアで、最も組織に貢献できたと思える出来事です。

ご利用いただくなかで、設定等、わからないこともあると思います。お二人は、よくチャットサポートで問い合わせをしてくださいますね。

はい。不明点があればすぐにチャットサポートに聞いています。最近も、申請機能の設定や、分析レポートの出力方法などを相談しました。疑問点を言葉で伝えるのが難しくても、「今こんな画面なんです」とスクリーンショットで送れば、チャットサポートの方がすぐに状況を読み取ってくれるんです。丁寧にわかりやすく、即時に返信をいただけるので非常に助かっています。

個人的に好きなのは、チャットサポートの言葉遣いです！　雰囲気がすごく親しみやすいんですよね。絵文字を交えてやりとりし、うまくいけば一緒に喜んでくれる。堅苦しくない、人の温かみを感じられるコミュニケーションなんです。他のチャットサポートにはなかなかないSmartHRならではの良さを感じています。

ありがとうございます。実は私、普段は「チャットサポートの中の人」をやっています。スピードや正確さはもちろん、ユーザー様がフランクに相談できるよう「丁寧でカジュアルな対応」を大切にしているので、そう感じていただけてうれしいです。

稀に、チャットサポートで問い合わせた結果、こちらの要望通りに設定するのがシステム的に難しいということもあります。ですがそのようなときも、SmartHRは「できません」で終わらせず「代わりにこういう方法があります」と代替策を示してくれる。どこまでも寄り添ってくださる姿勢にホスピタリティを感じます。

しかも、叶わなかった要望も、しばらく経つと機能として実装されていることが多いんですよね。細かい声にまでしっかり応えてくれるのは、ユーザーを大切にしてくださっている証だと思います。

最近は、法改正時の対応の速さにも感動しました。新たな申請が必要になると思ってSmartHRを見てみたら、すでに新フォーマットがきちんと用意されていて、世の中のニーズに合わせてシステムを常にアップデートしていることがわかり信頼感がさらに増しました。

私たちSmartHRは10周年を迎え、「worker-friendly」を新たなビジョンとして掲げました。管理部門や経営層、人事労務担当者だけでなく、現場の管理職や従業員も含む「働くみんなが使いやすい」システムを開発していこうという想いを、この言葉に込めています。

SmartHRのおかげもあって、従業員にとって働きやすい環境を整備できていると思います。一方で今の課題は、せっかく整っている制度が、ものによっては現場に十分に知られておらず、活用されていないこと。たとえば、育児休業はよく認知されているのですが、介護休業は認知率が低いからか、利用者がまだまだ少ないんです。現状、育児休業はSmartHR上で簡単に申請できるようになっているので、介護休業の申請が目につきやすいように工夫することで、存在をもっと周知し利用促進していこうと思っています。

素晴らしいです。ぜひ引き続き伴走させてください。最後に、SmartHRに「今後こうなってほしい」という要望があれば教えていただけますか？

「こういう機能がほしい」と思ったものは、すでに存在しているか、時間差で実装されていることが多いんですよね。なので、機能面では、今のところ大きな要望はありません。これからも変わらず、ユーザーに寄り添い続けてほしいです。

私も同じ気持ちです。総務にとっても現場にとっても、SmartHRは非常に心強い存在。これからも頼りにしています。

引き続き、ユーザー様の率直な声を大切にサービスを磨き続けます。本日はどうもありがとうございました！