SaaS管理ツールとは？メリット・選び方・導入のコツを解説

社内の各部門でSaaSの導入が加速する中、誰が何を使っているのか管理が追いつかない企業も多いのではないでしょうか？未使用ライセンスのコストや、退職者アカウント放置によるセキュリティリスクは、多くの企業が抱える課題です。

本記事では、このような課題を解決するSaaS管理ツールについて、メリット・デメリットや選び方をわかりやすく解説します。

なお、SaaSアカウントの管理を効率化する方法として、クラウド人事労務ソフトのSmartHRを活用したID管理もおすすめです。最新の従業員データが集約される従業員データベースを起点にアカウントを管理することで、部門間の連携コストを削減できます。ご興味のある方は、以下の資料をダウンロードしてご活用ください。

SaaS管理ツールは、社内に点在するSaaS（Software as a Service）を一元的に管理するツールです。多くのSaaS管理ツールには、下記の機能があります。

SaaS管理ツールの導入によって、情報システム部門や人事部の負担を軽減し、コスト最適化やセキュリティ強化を実現しやすくなります。

なぜ近年はSaaS管理が求められているのか、その背景にある3つの理由を見ていきましょう。

1. SaaSの導入増加により管理が煩雑化している
2. 未使用ライセンスにより無駄なコストがかかる
3. 退職者アカウントの放置で情報漏洩のリスクがある

各部門が業務効率化のためにSaaSを導入すると、情報システム部門の管理が追いつかない状態に陥ります。

弊社（株式会社SmartHR）の調査によると、SaaSアカウント管理における課題で「各SaaSごとに個別管理が必要で手間がかかる」が47.2%を占めました。

この状況が続くと、情報システム部門が把握しないまま、現場の判断で導入されてしまうシャドーIT（企業の許可を得ていない端末やシステム、サービスなどを、従業員が勝手に業務で使用すること）の危険があります。たとえば「営業部はA社の顧客管理システム、マーケティング部はB社の営業支援ツールを独自に契約。情報システム部門は請求書が回ってきてはじめてツールの存在を知る」といったケースです。

無駄なコストの発生や深刻なセキュリティリスクの原因となるため、全社の利用状況を正確に把握し、SaaSを一括管理する仕組みが欠かせません。

SaaSの利用状況を把握できていないと、未使用ライセンスのコストが発生し続けていても気づけません。その結果、年間で数十万円の無駄な支出が発生するおそれがあります。

たとえば、以下のような例が代表的です。

• 従業員の退職や部署異動により、使われなくなったSaaSアカウントが残っている
• 同じツールを複数の部署がそれぞれ契約しており、重複コストがかかっている

このような無駄な支出は、適切なSaaS管理によって削減できます。

手作業によるアカウントの棚卸しや削除は、ヒューマンエラーが発生しやすく、削除漏れにつながる可能性があります。とくに、シャドーITのアカウントがあると、退職時の削除対象から漏れてしまうでしょう。

その結果、放置されたアカウントが第三者に不正利用され、顧客情報や機密情報が外部に流出するトラブルに発展しかねません。

SmartHRの調査によると、情報システム部門の58.0%が退職者アカウントの不正利用を懸念していることがわかりました。

このような事態を防ぐために、入退社プロセスと連携して、アカウントを確実かつ即座に削除する仕組みの導入が不可欠です。

情報システム部門の負荷を軽減し、全社的なコスト管理とセキュリティを強化したいなら、SaaS管理ツールが有効です。SaaS管理ツールの導入は、業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化に大きく貢献します。ここでは、SaaS管理ツールの3つのメリットを解説します。

1. SaaSアカウントの一元管理で業務を効率化できる
2. 利用状況の可視化により不要なコストを削減できる
3. シャドーITや不正アクセスなどのセキュリティリスクを軽減できる

SaaS管理ツールを導入することで、SaaSごとに個別に行っていたアカウントの発行・削除といった作業を、一つの管理画面からまとめて実行できるようになります。

これにより、情報システム部門の作業時間を大幅に短縮できるほか、手作業による設定ミスや削除漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。

加えて、SaaS管理ツールと人事システムを連携すると、以下の対応が可能です。

• 新入社員の従業員データの登録と同時に、必要なSaaSアカウントが自動作成される
• 退職時は、従業員データだけではなく、関連する全アカウントが一斉に停止・削除される

また、シングルサインオン機能（一度の認証で複数サービスにログインできる機能）により、従業員はID・パスワードを毎回入力する手間から解放されます。ログインの手間がなくなるだけで、業務に集中しやすくなるでしょう。

「誰が・どのSaaSを・どのくらい利用しているか」といった利用実態を、ダッシュボードで把握できるのもSaaS管理ツールのメリットです。ライセンス費用がかかっている休眠アカウントや、部署間の重複契約などを見つけ出せるため、不要なコストを削減できます。

たとえば、「90日以上ログインのないアカウント」をリストアップし、解約を促すアナウンスをするなどの運用が可能です。

SaaS管理ツールは、利用実態の見える化によりコストの最適化を支援し、企業の収益改善に貢献するツールといえます。

SaaS管理ツールの導入により、SaaSアカウントの発行・更新・削除を従業員データと連携して一元管理できます。この仕組みにより以下が可能になり、セキュリティリスクを軽減できます。

• 情報システム部門が把握していなかったシャドーITを検出する
• 退職者アカウントの削除漏れを防ぐ

また、多くのSaaS管理ツールには、アクセス制御やログ管理機能があります。「誰が・いつ・どのSaaSにアクセスしたか」が記録されるため、不正アクセスの発見や、問題発生時の原因特定が迅速になります。

SaaS管理ツールは、見えないリスクを可視化・制御し、企業全体のセキュリティ体制を強化する有効な手段です。

SaaS管理ツールのメリットだけを見て導入を進めると、失敗しかねません。ここでは、知っておくべき3つのデメリットとその対策を解説します。

1. 初期費用や運用コストがかかる
2. 初期設定やデータ移行に手間がかかる
3. 障害発生時に業務が停止するリスクがある

SaaS管理ツールもSaaSであるため、利用する従業員数に応じた月額料金が発生します。そのため、一定の予算を確保しなければなりません。

しかし、SaaS管理ツールの利用料だけを見るのではなく、以下のように導入後に削減できるコストや作業量と比較して判断することが大切です。

• 使っていないSaaSのライセンスを見直し、無駄な支出を削減できる
• アカウント管理の作業が自動化され、担当者の負担が減る
• 不正アクセスや情報漏洩のリスクを減らし、将来的な損害を防げる

どれだけの効果が得られるかを数字で示すと、導入の妥当性を社内で説明しやすくなります。

SaaS管理ツールを導入する際は、社内で利用中のSaaS情報を整理したり、ツールと他システムを連携させたりと、初期設定に時間と労力がかかります。各部署で使っているSaaSをすべて洗い出し、契約内容や利用者情報を集めてシステムに登録しなければなりません。

この負担を減らすには、無理のない導入計画がポイントです。以下のように実施することで、設定作業を効率的に進められます。

• 頻繁に使用するSaaSから段階的に導入する
• ベンダーが提供する導入支援サービスを活用する

段階的な導入と外部サポートを活用すれば、現場の負担を抑えながらスムーズに運用をはじめられるでしょう。

SaaS管理ツールにトラブルが発生し、とくにシングルサインオン（SSO）機能を利用している場合は、従業員が各サービスにアクセスできなくなる可能性があります。

万が一に備えるには、障害発生率の低いベンダーを選ぶことに加えて、以下のようなバックアップ体制を整えておくと安心です。

• 主要なSaaSへのログインURLや管理者アカウント情報の一覧
• 緊急時の対応フロー

こうした社内の体制も整えておくことで、SaaS管理ツールに障害が発生した場合でも、各部門で適切に対応しやすくなります。

SaaS管理ツールの導入効果を高めるには、自社に合った製品選びが不可欠です。製品選びで重視すべき5つのポイントを見ていきましょう。

1. 管理したいSaaSと連携できるか
2. ライセンスごとの利用料・利用状況が可視化できるか
3. 強固なセキュリティ対策がされているか
4. 直感的に操作しやすいか
5. サポート内容が充実しているか

最初に確認すべきポイントは、社内の主要なSaaSとスムーズに連携できるかどうかです。社内の基幹システムと連携できないツールを選ぶと、手作業での登録や更新が必要になり、導入の意味が薄れてしまいます。

とくに、ID管理の基盤となる人事システムとの連携が重要です。SaaS管理ツールを従業員データと連携することで、入退社のタイミングにあわせたアカウントの自動作成・削除ができ、漏れやミスを防げます。

まずは、自社で使っているSaaSをリストアップしましょう。そのうえで、各SaaSの対応状況を、ベンダーの公式サイトや問い合わせ窓口で確認してみてください。

コスト削減を目指すなら、利用実態を把握できるSaaS管理ツールがおすすめです。利用状況を可視化できれば、下記を見つけやすくなります。

• まったく使われていないアカウント
• 必要以上に高額なプランを契約しているアカウント

たとえば、3か月間ログインしていないウェブ会議ツールのライセンスを見つけた場合、契約の解除や安価なプランへの変更によって無駄なコストを削減できます。

そのため、SaaS管理ツールの選定時は、ダッシュボード機能やレポート機能の詳細もチェックしましょう。

SaaS管理ツールを選ぶ際は、強固なセキュリティ対策がされているかも確認しましょう。SaaS管理ツールには、ログイン情報や従業員データなど、重要な情報を集約します。そのため、万が一不正アクセスなどが起きた場合の影響が甚大です。

具体的には、下記の点を自社のセキュリティポリシーと照らしあわせて確認しましょう。

• SaaS管理ツールの提供会社が、第三者認証を取得しているか
• 多要素認証が導入されているか

安心して情報を預けられるかどうかを見極めることが、安全なSaaS管理を実現する前提となります。

ITに詳しくない人でも使いやすいデザインであることも、SaaS管理ツール選びのポイントです。

高機能なSaaS管理ツールでも、画面のデザインや操作方法が複雑だと使われなくなり、形だけの導入で終わってしまいます。とくに、情報システム部門の担当者がほかの業務と兼任している場合、学習コストが低く、すぐに使いはじめられる画面設計が求められます。

無料トライアルを活用して、実際に画面を操作しながら確認しましょう。

SaaS管理ツールの導入を成功させるには、導入後にどれだけ手厚いサポートを受けられるかも重要です。

ツール導入にはSaaSの棚卸しや初期設定、社内の運用ルール作りなど、多くの作業が発生します。限られた人数で対応しなければならない情報システム部門にとって、ベンダーの支援は大きな助けになります。

たとえば、次のような体制が整っているかを確認しましょう。

• 専任のサポート担当者が付き、定期的に使い方をアドバイスしてくれる
• 初期設定やデータ移行を一緒に進めてくれる

また、サポート対応時間や窓口の種類（チャット、電話など）も比較し、レビューサイトで実際の評判を調べておくと安心です。

SmartHRでは、導入支援をはじめ、チャットやeラーニングコンテンツ、個別の運用相談など充実したサポート体制を整えています。

詳細は、以下のサポートページよりご確認いただけます。

クラウド人事労務ソフトのSmartHRを利用することで、最新の従業員データとSaaSアカウントを紐づけて管理できます。従業員の保有するSaaSアカウントを一覧で管理できるため、アカウントの棚卸し作業がスムーズになるのがメリットです。

また、従業員の入退社や異動情報をSmartHRで登録すると、簡単に関連するアカウントの作成・削除ができます。そのため、退職者アカウントが放置されるセキュリティリスクも防ぎやすくなるでしょう。

とくに、情報システム部門と人事部門の連携を強化したい企業に、SmartHRのID管理はおすすめです。以下の資料で機能の詳細を紹介していますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

SaaS管理ツールを導入しただけでは、その効果は長続きしません。ここでは、SaaS管理の運用を効率化する3つのコツを解説します。

1. SaaS導入・契約時の社内フローを明確に定める
2. 定期的なアカウントの棚卸しをルール化する
3. ルールとツールの運用責任者を明確にする

SaaS管理でよくある課題が、現場部門が独自にSaaSを導入するケースです。この状況を防ぐには、会社全体で共通の導入・契約フローを定める必要があります。

たとえば、以下のような導入フローが一例です。

• 現場部門が、申請書に目的や費用対効果を記入する
• 申請書を情報システム部門がチェック・承認する

このようなフローによってSaaSの重複契約を防げるうえ、セキュリティ面も事前に確認できます。まずはシンプルな申請書テンプレートを用意し、SaaSに関する相談窓口を情報システム部門に一本化することからはじめましょう。

SaaS導入における社内フローを整備する際には、電子申請ツールの活用も有効です。

SmartHRの「汎用申請機能」を使えば、SaaS利用申請や承認プロセスをオンラインで完結でき、管理部門の負担を軽減できます。

SaaS管理ツールを使って利用状況を可視化したら、不要なアカウントを整理する棚卸しを定期的な業務としてルール化しましょう。

従業員の退職や異動、プロジェクトの終了によって、使われていない休眠アカウントが発生します。これらを放置すると無駄な費用がかかるだけではなく、セキュリティリスクにもつながります。

具体的には、半年に1回や契約更新の3か月前など、時期を決めて全社的なアカウントの棚卸しを実施するのがおすすめです。

その際、「3か月以上利用のないアカウントは原則停止する」といった具体的な判断基準を設けておくと、確認作業の負担を最小限に抑えられます。

優れたツールやルールを導入しても、運用責任者が不明確だと、運用がうまくいかず形だけの管理になってしまいます。SaaS管理を継続的に実行するには、「誰が・何を・いつまでにやるか」という明確な役割分担が大切です。

以下のように、役割分担を定めた運用体制図を用意しておくと、属人化の防止にもつながります。

また、担当者が異動・退職した場合に備えて、各SaaSの副担当を決めておきましょう。SaaS管理ツールの導入とあわせて管理体制を整備することで、組織全体で自律的に運用できる体制を築けます。

本記事では、SaaS管理が求められる理由やSaaS管理ツールのメリット・デメリット、具体的な選び方を解説しました。

各部門でSaaSの導入や利用が乱立する状態を放置すると、コストの増大や情報漏洩のリスクにつながります。SaaS管理ツールの導入によって、社内のSaaS利用状況を可視化し、アカウントの棚卸しといった煩雑な作業を効率化できます。その結果、データにもとづいたコスト削減と、退職者アカウントの削除漏れ防止といったセキュリティ強化を実現しやすくなります。

SaaS管理ツールを選ぶ際は、社内のSaaSとの連携可否やセキュリティ対策などを重視しましょう。導入時のフローや運用責任者を明確に定めることで、社内に定着させやすくなります。

なお、人事システムとSaaS管理ツールを連携できると、入退社に伴うアカウントの作成・削除が可能になります。SmartHRなら従業員のSaaSアカウントが可視化され、従業員データの変更に応じて簡単にSaaSアカウントを作成・削除できます。下記の資料で機能の詳細を紹介していますので、ぜひダウンロードしてご活用ください。