給与計算機能で手計算ゼロに。担当者の業務効率化と心理的負担の軽減を実現

株式会社エルショップは、「地域にあったお店づくり」を掲げ、スーパーマーケット「エルゴ」「エルロク」を福岡県で展開。新鮮な食材を地域のお客さまに日々提供しています。

同社は、SmartHRの導入をきっかけに給与明細の電子化を実現。その後、2025年にリリースされた給与計算機能の導入し、給与計算業務をSmartHRに集約。結果、煩雑な作業が不要になったことで手計算によるミスの心配がなくなり、担当者の心理的負担も軽減できました。給与計算に関するバックオフィス業務を電子化した経緯について、代表取締役専務の森本聖一さんに伺いました。

森本さん：私は管理業務全般、人事・労務、経理などを管轄しておりこれらの領域における業務効率化やシステムの導入を担っています。給与計算に関わる業務体制としては、私とほかに2人の担当者が勤怠データなど給与計算に必要なデータの抽出や加工を担当し、最終的な確認を私が担う体制です。

森本さん：弊社はスーパーマーケットを経営しているので、パート・アルバイトの皆さんが100名以上在籍し、それぞれ日数・勤務時間によって毎月の給与・交通費が変動します。クラウド勤怠管理システムから勤怠データを抽出し、給与計算ソフトに取り込み給与を確定し、最終的に給与明細を紙に印刷・封入作業を経て、すべての従業員に配布していました。

森本さん：給与明細をはじめとする多くのバックオフィス業務が紙ベースであり、業務の煩雑化が課題でした。そこで、生産性向上を目指し、まずは毎月の給与明細の電子化から着手。これまでかかっていた給与明細の封入や従業員への配付にかかる工数の削減を図りました。

とくに、店舗の従業員には、手渡しで給与明細を配付していました。シフト制のため、配り終えるのに日数がかかります。そうした負担を日々の業務で忙しい店舗の管理職に任せている状態も解決したいと考えていました。

そこでSmartHRを導入し、まず給与明細を電子化することで、給与明細の封入・配付工数を削減できました。従業員によっても自分のスマートフォンで給与明細を確認できるようになり、店舗の管理職の負担軽減にも貢献しています。

森本さん：日ごろからスマートフォンを使いこなしている従業員が多いので、最初に従業員の皆さんに使い方を教えるだけですんなりと導入できました。不安の声なども出なかったですね。

現在では、各自のスマートフォンから給与明細を確認することが定着しています。

森本さん：これまで、別の給与計算ソフトを利用していたため、SmartHRで給与明細を配布する際、給与計算ソフトから書き出したデータを、SmartHRに取り込む必要がありました。さらに、データを取り込むにはそのデータの加工作業が発生します。

もちろん、手作業で加工するので、加工データもダブルチェック体制が必要で、非常に工数がかかるフローでした。そのため「いつかSmartHRに給与計算できる機能が実装されたら嬉しい」と営業の方に何度も伝えていました。

その後、給与計算機能がリリースされた際、その営業の方が真っ先に連絡をくださり、「ぜひ使いたいです」とすぐに導入を決めました。

森本さん：給与計算と給与明細のシステムを一元化できたので、データを取り込む手間がなくなり、スムーズになりました。

また、出勤日数によって変動する交通費や、勤務時間によって変動する残業手当を算出するのが非常に楽になりました。以前使っていた給与計算ソフトでは、弊社独自の計算式を入れることができず、バックオフィス業務の担当者が一人ひとりの交通費を手計算して入力していました。ダブルチェックをして慎重に作業をしていたものの、ミスが生じやすい環境にあったと思います。

SmartHRの給与計算機能でなら、勤怠管理システムに勤務時間や日数をちゃんと入力さえできていれば、カスタム計算式によって交通費なども自動計算されるため、非常に便利になりました。

森本さん：有給休暇の残日数の管理についても、勤怠管理システムと以前使っていた給与計算システムとではデータの共有ができなかったため、両方で同じデータを用意する作業が発生していました。SmartHRは、勤怠管理システムで作った有給休暇データをそのまま取り込めるため、有給休暇の残日数の管理にかかる工数を半減できました。

また作業自体のわずらわしさ以上に、給与計算業務は非常にセンシティブなもので、担当者には心理的負担もありました。給与計算にミスがあった場合、その影響の大小にかかわらず、従業員に「ほかにもミスがあるのでは？」と不安を抱かせてしまうおそれがあります。そのため、「会社への信頼性に関わる業務」というプレッシャーを感じていました。SmartHRの導入によって、こうした心理的負担が軽減されたことも大きなメリットだと思います。

森本さん：これまでの給与データをSmartHRの給与計算機能に取り込むのが大変そうだなと思っていたのですが、「導入・運用支援サービス」があったことで解決しました。専任としてTECO Design社※の方がしっかりとフォローしてくださり、オンラインで打ち合わせをしたうえで、これまでのデータを表計算ソフトでまとめて渡すだけでデータ移行が完了し、私たちの負担はほとんどありませんでした。また、細かい疑問点や不安なポイントも適宜質問できて、助かりました。振り返ってみると自分達だけで、旧システムからの移行作業は難しかったでしょう。「導入・運用支援サービス」によって、安心・安全、そしてスピーディな移行ができて本当によかったです。

※株式会社TECO Design：SmartHRの給与計算機能の導入を支援するパートナー企業

森本さん：将来的にはSmartHRの機能を最大限に活用し、従業員の入社から勤怠管理、人事評価までの一連の業務を、すべてSmartHRで完結させたいと考えています。

とくに、勤怠管理システムもSmartHRに切り替えることで、勤怠や給与をまとめて把握できるようにしたいですね。