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同社は、人事データの一元管理と人事労務手続きの効率化を目的にSmartHRを導入。その後は、分析機能を活かし経営判断や採用力の強化にも役立てられています。

導入の背景や今後の目指す姿について、中館さんにお話を伺いました。

中館さん：組織開発チームで給与労務系の業務を中心に担当しております。

中館さん：2019年にSmartHRを導入しました。導入以前は人事データのマスタが統一されておらず、従業員情報や給与データ、評価マスタ等をそれぞれ別のシステムやツールで管理していたため、運用が煩雑でした。

また、従業員数が年々増加しており、入社時の労務手続きの工数が増えていました。人事労務業務全体の効率化と従業員の利便性向上を図るためにも、サービスの導入を検討していました。

中館さん：UI/UX（ユーザーインターフェース・ユーザーエクスペリエンス）が優れている点です。SmartHRはデザイン性が高く直感的に利用ができる点が社内でも高評価でした。

中館さん：検討段階では、求める機能が備わっていて、今後も継続的に改善されていくことが期待できるサービスかどうかを中心に確認しました。他社さんの導入・活用状況などを参考にしながら比較検討をしていましたが、最初からSmartHRさんが有力候補として前提にあったと思っています。

また、導入後の活用イメージを明確にするため、弊社と同規模で実際にSmartHRを利用している企業の人事担当者様にヒアリングをしました。

担当者と従業員双方にとっての利便性や具体的な運用方法を知れたことで、導入後のイメージがわいたことが後押しになりましたね。人事部内でコンセンサスを得るのにも役立ちました。

中館さん：はてなは業務の効率化には積極的です。

一方で、いざ導入という段階では、慎重に要件の確認を進めてきました。みんなが使うものなので、私たち人事部内はもちろん、社内のエンジニアやエンジニア側の採用担当、コーポレート本部長からもフィードバックをもらいながら丁寧に進めてきました。

SmartHRは外部サービスともAPI連携が可能で、機能を拡張できる点も導入の後押しになりましたね。

中館さん：当初課題だった入社手続きは、10日かかっていたところを1日に短縮できました。入社者の方に、少しでも早く健康保険証をお渡しできるようになったのは嬉しいですね。

最近だと、従業員から反響が大きかったのが、年末調整です。原本の提出が必要な証明書を除き、オンラインで完結できるので喜ばれています。前年に入力した保険や住宅借入金控除の申告情報が引き継いで表示されるのもいいですね。

導入時はコロナ禍以前でしたが、今となっては本当に導入してよかったなと思っています。弊社は在宅勤務が中心の働き方にシフトしていますので、必要書類などの提出において、出社や郵送の手配を要さずオンラインで済み、提出する側と受け取る側の両方の負担を大きく軽減してくれています。

中館さん：以前から働きやすい環境づくりのために、従業員サーベイを実施してきました。ただ、その後の分析やデータ活用に課題があり、集めた情報を十分に活かしきれていなかったんです。

分析レポートを活用することで、従業員にまつわる情報を直感的に把握しやすい状態に整えてくれるため、経営判断や人事戦略にも役立てられると考えました。

一方で、全く別のサービスの導入となると管理が煩雑になります。その点で、すでにSmartHR上にベースとなる人事データが溜まっているぶん、導入のハードルを感じることなくスムーズに利用を開始できたのはよかったですね。

中館さん：いろいろありますが、たとえば、採用面接などの質疑応答の際、候補者の方からいただいた質問について、具体的な実績を示してお答えできるようになったと思います。

グレードごとの平均昇給率や賞与支給平均額などの実績、ポジションや職種ごとの男女比や所属オフィス（京都、東京など）といった、候補者が知りたいさまざまな実績について、弊社側ですぐ回答ができると、やはり安心感が増すと思います。また、オファー面談時に提示する報酬額の決定においても、妥当性を判断する際の材料にしています。

中館さん：効率化によって生まれた時間を活用して、より多様な働き方ができる制度を企画していきたいと考えています。また、分析レポートの活用用途を広げて、さらなるデータ活用のための土台をより強固にしていきたいと思っています。

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