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アップデート情報

【文書配付】公文書をPDFファイルでアップロードし配付できるようになりました


いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。
この度、文書配付機能では、パスワードにより保護されたPDFファイルをアップロードできるようになりました。

あわせて、一部PDF書類に関して、破棄した際の表示が変更になりますのでお知らせします。

※9/13(火)10:00追記:本機能をリリースしたため、記載を変更しました。

開発背景

これまで文書配付機能では、公文書などの暗号化されたPDFファイルをアップロードできませんでした。お客さま自身で別のPDFファイルとして書き出したファイルをご準備いただく必要があり、ご不便をおかけしておりました。

今回のリリースで、パスワードにより保護されたPDFファイルをそのままアップロードできるようになります。

資格取得後の「雇用保険被保険者証」および「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書」や、従業員退職時の「雇用保険被保険者離職票」なども簡単に従業員へ配付できますのでぜひご利用ください。

リリース時期

2022年9月13日(火)9:30ごろ

機能詳細

電子申請などで届いた公文書のPDFファイルを個別もしくはまとめてアップロードできます。
PDFファイルをアップロードする手順は従来通りとなります。詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。

既存のPDFファイルを書類として配付する
PDF書類にPDFファイルをまとめてアップロードする

仕様の注意点

  • 今回の対応では、公文書などの「閲覧にはパスワードが不要で、編集にパスワードが求められるPDFファイル」がアップロードできるようになります。「閲覧にパスワードが求められるPDF」には対応しておりません。
  • 本機能を利用できるのは合意が要らないPDF書類のみとなります。合意が必要なPDF書類では、暗号化されたPDFファイルをアップロードできません。

リリースに伴う仕様変更

合意が要らないPDF書類に破棄済のマークが表示されなくなります。

スタンプの表示はなくなりますが、従来どおり書類は破棄されます。「書類に関する情報」欄に破棄された記録が残りますので、書類が破棄されていることの証明も可能です。
合意が必要なPDF書類や書類テンプレートで作成した書類に関しては、今までと同様に破棄済のマークが表示されます。

公文書を従業員に配付する活用事例

株式会社SmartHRでは、従業員の入社手続き対応後に必要な雇用保険被保険者証の配付を文書配付機能で行なっています。
実際の活用手順を公開しておりますので、ぜひご覧ください。

「雇用保険被保険者証」をオンラインで簡単に!SmartHR労務の活用方法

最後に

SmartHRでは、ご利用企業の声を積極的にサービス開発の参考にしていきたいと考えております。機能や画面のデザインなど、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えください。

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今後とも、SmartHRをよろしくお願いいたします。