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アップデート情報

【8/2リリース済】【文書配付】権限や閲覧範囲の仕様を変更し、従来の設定方法の提供を終了します


いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。

SmartHRの基本機能で設定した権限のアカウントごとに、文書配付機能の操作範囲や閲覧範囲をより柔軟に設定できる機能アップデートをリリースしました。

合わせて、従来の「書類セットを利用できる権限」「共同管理設定」の2つの設定方法の提供を終了します。
そのため、一部のお客さまには、従来の権限設定の内容を新しくなった権限設定画面にて、お客さま自身で再設定していただく必要がございます。

依頼グループに紐づいて設定できる「書類セットを利用できる権限」「共同管理設定」を設定している管理者さまは、本お知らせを必ずご確認ください。

追記事項

※8/2(火)本機能をリリースしたので情報を更新しました。

※7/11(月)追記:本機能の仕様についてのヘルプページを公開しました。
詳しい権限設定についてはヘルプページをご覧ください。

※7/22(金)追記:本機能のリリース予定日を更新しました。

 

開発背景

これまでの文書配付機能で提供していたほとんどの機能は管理者権限のアカウントのみ利用できるものとなっており、店舗マネージャー等、管理者権限以外のアカウントに文書配付機能での業務を行なってもらいたい場合にご活用いただきにくい状態でした。

また、権限を設定している場合も、依頼グループごとに都度「共同管理設定」を設定して運用いただいていました。しかし、従来の仕様・設定方法がとても複雑だったため、使いにくいという声もいただいておりました。

そこで、より柔軟に、わかりやすく、操作・閲覧の権限を設定したいというお客さまの声の元に、文書配付機能の権限設定をリニューアルしました。

 

リリース日

2022年8月2日(火)17:30ごろリリース済み

 

機能概要

SmartHRの基本機能に登録されている以下の権限ごとに、文書配付機能の各機能の操作可否を設定できる「権限設定」や、依頼グループごとにその依頼グループを閲覧可能とする権限を指定できる「閲覧設定」を公開しました。

■「権限設定」で許可できる操作範囲

「依頼一覧」「依頼グループ一覧」や、以下の機能の利用権限を付与できます。

機能の詳しい仕様については以下のヘルプページをご覧ください。
文書配付機能の権限を設定する – SmartHRヘルプセンター

■「閲覧設定」で制限できる範囲

作成された依頼グループごとに閲覧可能とする権限を指定できます。

機能の詳しい仕様については以下のヘルプページをご覧ください。
依頼グループの閲覧設定をする – SmartHRヘルプセンター

■ 文書配付の各機能の権限を与えられるSmartHRの基本機能の権限

SmartHRの基本機能で設定している権限(システム標準権限、カスタム権限)で、文書配付の各機能の操作権限を与えられます。

 

その他、本機能の詳しい仕様については以下のヘルプページをご覧ください。
文書配付機能の権限設定とは – SmartHRヘルプセンター

 

お客さまにご対応いただくこと

本機能リリースに伴い、依頼グループに紐づいて設定できる「書類セットを利用できる権限」「共同管理設定」の2つの権限設定機能の提供を終了します。
新しい権限設定への移行はお客様ご自身で行なっていただく必要があります。

本お知らせでは、権限設定の移行におけるスケジュールと、準備いただくことをご案内します。

■移行期間

2022年8月2日(火)〜2022年10月31日(月)

■移行の対象となるお客さま

文書配付機能をご契約中のすべてのお客さまに、移行操作をしていただく必要がございます。

ただし、文書配付における運用業務を、管理者権限以外のアカウントでも行なっているお客さまと、管理者権限のみでご利用中のお客さまとで手順が変わりますので、以下ご一読ください。

■移行の手順概要

移行については、3つの手順を行なっていただく必要があります。
詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

文書配付機能の新しい権限設定への移行手順を確認する – SmartHRヘルプセンター

 

よくあるお問合せ

  • どのような機能を権限設定で制御できるか教えてください。
    • 本お知らせの機能概要に記載しているヘルプページをご覧ください。
  • 権限設定の移行における具体的な手順はいつ頃わかりますか?
    • 3つの手順を踏んでいただく必要があるお客さまには、7/1(金)にメールにてご案内させていただきましたので、内容をご確認ください。
    • また、上記ヘルプページにて、自社がどのような手順を踏む必要があるかわかるタイプ別手順もご紹介しております。
  • 移行期間中は、これまでに配付し終わった書類や作成済の書類など、従業員に配付した書類等に影響はありますか?
    • 今回のリリースでは、従業員に配布した書類や、書類を閲覧する従業員への影響はありません。
  • 移行期間中に移行が完了しなかった場合はどうなりますか?
    • 自動的に新しい権限設定が有効化され、文書配付機能のすべての機能が管理者のみ利用できる状態となります。
    • 移行手順に沿って「依頼グループの閲覧設定」「文書配付機能の権限設定」を行なうと、管理者以外の権限でもご利用いただけるようになります。
  • 新しい権限設定のリリースに伴うメンテナンス期間はありますか?
    • メンテナンス期間はなく、文書配付機能をお使いいただけます。

みなさまには移行作業などお手を煩わせてしまうことも多いかと思います。
わからないことがあれば、担当のカスタマーサクセスやチャットサポートにお問い合わせください。

 

最後に

SmartHRでは、ご利用企業の声を積極的にサービス開発の参考にしていきたいと考えております。機能や画面のデザインなど、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えください。

SmartHRの機能追加、改善に関する情報は「アップデート情報」や「リリースノート」にて、株式会社SmartHRの企業情報に関するニュースはFacebook・Twitterからもお知らせしています。

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今後とも、SmartHRをよろしくお願いいたします。