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アップデート情報

【文書配付機能】PDF書類を合意が必要な書類として扱えるようになりました


いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。

このたび、文書配付機能において、外部ソフトで作成したPDF書類を、合意が必要な書類として配付ができるようになりました。

 

リリース日

2022年3月15日(火)

 

概要

これまでは、書類テンプレートを用いて作成した書類のみ、「合意が必要な書類(従業員による署名が必要な書類)」として扱うことができました。

これからは、PDF書類も「合意が必要な書類」として従業員に配付ができるようになります。

 

開発背景

文書配付機能では、書類テンプレート機能を使って合意が必要な書類を作成・配付するユースケースをメインに提供しておりました。一方で、PDF形式の書類でも合意が必要な書類として扱いたいという多数のご要望をいただき、今回の改善を行ないました。

 

活用例

以下のような場面で、便利にご利用いただける機能となっております。

  • 雇用契約書のテンプレートが従業員ごとに違うため、書類テンプレート機能で対応をすると煩雑になってしまう。従業員ごとに個別で作成した雇用契約書のPDF書類を配付し、従業員に合意をしてもらいたい。
  • 従業員情報を外部ソフトで管理しているため、外部ソフトで雇用契約書を作成した書類をSmartHRで配付し、従業員に合意をしてもらいたい。

 

機能詳細

依頼グループの作成時、配付するPDF書類を「合意が必要な書類」として設定できます。これまでと同様に「合意が要らない書類」としても配付が可能です。
※PDF書類の合意の要否は、管理者のみが設定できます。

 

PDFファイルのアップロードは、従業員ごとに1ファイルずつアップロードする方法の他、一括でアップロードして従業員へ紐付けることもできます。

 

「合意が必要な書類」として設定したPDF書類を従業員へ配付した場合は、従業員の書類詳細画面(書類画像が表示される画面)において、「署名」の記入欄や「合意」ボタンが表示されます。

※2022年3月1日に、従業員が書類を合意・確認する画面を変更しました。詳細はこちらのお知らせをご覧ください。

 

最後に

SmartHRでは、ご利用企業の声を積極的にサービス開発の参考にしていきたいと考えております。機能や画面のデザインなど、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えください。

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