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アップデート情報

【リリース済】文書配付機能にて、従業員が書類を合意・確認する画面を変更しました


いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。

文書配付機能において、従業員が書類を受け取ったときに合意や確認をする画面表示に変更がありますので、事前にお知らせいたします。

できることや管理方法は変わりませんが、従業員むけのマニュアルを作成いただいており、合意や確認の進め方を記載いただいている場合には、ご確認・内容の変更をお願いいたします。

 

変更時期

2022年3月1日(火)にリリース済

 

機能の概要

これまで

従業員が書類を受け取った際には、従業員の書類詳細画面(書類画像が表示される画面)において、「署名」の記入欄、「合意」ボタンや、「確認」ボタンが書類画像画面の右下(スマートフォンでは画面下)に表示されていました。

これから

従業員が書類を受け取った際には、従業員の書類詳細画面(書類画像が表示される画面)において、以下の通りのボタンが画面下に表示されます。

  • 合意が必要な書類 :「合意に進む」(押すとダイアログが表示されます)
  • 合意が不要で、就労条件に関する書類:「確認に進む」(押すとダイアログが表示されます)
  • 合意が不要かつ、就労条件設定がされていない書類:「確認」(ボタンを押すことで依頼が完了します)

「合意に進む」または「確認に進む」を押すと、ダイアログ画面が表示されます。

  • 合意が必要な書類:「署名」の記入欄、「合意」ボタンがダイアログ内に表示されております。従業員が必要な電子署名を記入し「合意」ボタンを押すことで該当書類への合意が完了します。
  • 就労条件に関する書類:「書類の受け取り方法」の確認がダイアログ画面内に表示されています。「合意」あるいは「確認」ボタンを押すと該当書類の確認が完了します。

※出現するダイアログのイメージです。ダイアログに表示される内容は書類テンプレートの設定により変化します。

 

開発背景

文書配付機能では従業員が書類を受け取った際に、「合意」ボタンや「確認」ボタンを押すことで、合意した・確認したことを管理者に通知し、書類のステータス管理ができる仕組みになっております。
一方で、合意が不要な書類の場合、従業員が「確認」ボタンを押下しないことが多いため、管理者側の画面ではその依頼が完了にならず「未完了」タブに残り続けてしまうというお声をいくつかいただきました。

合意が不要な書類であっても「確認」ボタンを押すことで該当書類の確認が完了したことが従業員に伝わるようにするために、今回の画面の改善を行います。

 

最後に

今後もご利用企業さまのお声を積極的に取り入れていきたいと考えております!機能面でもデザイン面でも、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えいただければ幸いです。

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今後とも、SmartHRをよろしくお願いいたします。