プライバシーポリシー

株式会社 SmartHR(以下「当社」といいます。)は、当社の提供するSmartHR(以下「本サービス」といいます。)における、ユーザーについての個人情報を含む利用者情報の取扱について、以下のとおりプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」といいます。)を定めます。

1.収集する利用者情報及び収集方法

本プライバシーポリシーにおいて、「利用者情報」とは、ユーザーの識別に係る情報、通信サービス上の行動履歴、その他ユーザーのPC等の端末においてユーザー又はユーザーの端末に関連して生成又は蓄積された情報であって、本ポリシーに基づき当社が収集するものを意味するものとします。本サービスにおいて当社が収集する利用者情報は、その収集方法に応じて、以下のようなものとなります。

  1. ユーザーからご提供頂く情報
    ユーザーが本サービスを利用するにあたって、ご提供いただく情報は以下のとおりです。

    • 会社情報(会社名、所在地、資本金、事業所番号等)
    • 従業員情報(氏名、メールアドレス等)
    • 各種手続きに必要となる情報(従業員の住所、性別、生年月日、扶養家族の有無、マイナンバー等)
    • その他当社が定める入力フォームにユーザーが入力する情報
  2. ユーザーが本サービスを利用するにあたって、当社が収集する情報
    当社は、本サービスへのアクセス状況やそのご利用方法に関する情報を収集することがあります、これには以下の情報が含まれます。

    • 端末情報
    • 本システムでの操作ログ情報
    • Cookie 及びこれに類する技術

2.利用目的

利用者情報の具体的な利用目的は以下のとおりです。

  1. ログイン等の個人認証や表示情報の切り替えなど、本サービスの利用に必要なユーザーの管理のためのシステム運営
  2. 管理画面内での従業員情報の表示
  3. 各種手続きに必要な書類等の帳票出力
  4. e-Govが提供する外部連携API等を用いた電子申告
  5. ユーザー企業の状況や本サービス内でのログ情報などを用いたレコメンドなど、ユーザー利用促進を目的とした機能の提供
  6. 個人を特定できない範囲においての当社サービスに関する統計情報の作成及び利用
  7. メンテナンス情報や、規約の変更、その他重要なご連絡など、当社サービスを運用する上で必要な皆様へのお知らせ
  8. 当社が利用者の皆様に有用だと考えるメールマガジン、お知らせの提供
  9. 取材依頼、アンケート、キャンペーン、モニター等への応募、プレゼント発送等
  10. 本サービスに関するご意見、お問い合わせへの回答
  11. 当社によるサービスの開発およびマーケティング等への利用
  12. 個人を特定できない範囲内での当社提携先への情報の提供
  13. 上記の利用目的に付随する利用目的のため

3.個人情報利用目的の変更

当社は、個人情報の利用目的を相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内において変更することがあり、変更した場合にはユーザーに通知又は当ページにて公表します。

4.第三者提供

当社は、利用者情報のうち、個人情報については、個人情報保護法その他の法令に基づき開示が認められる場合を除くほか、あらかじめユーザーの同意を得ないで、第三者に提供しません。但し、次に掲げる場合はこの限りではありません。

  1. 当社が利用目的達成に必要な範囲内において個人情報の取扱の全部又は一部を委託する場合
  2. 社会保険労務士法第2条に規定されている業務を行う必要が生じた場合に、当社が提携する社会保険労務士に依頼する場合
  3. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
  4. アクセス解析ツールや、アドネットワーク等の情報収集モジュール提供者へ個人情報が提供される場合
  5. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ユーザー本人の同意を得ることが困難であると判断した場合
  6. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、ユーザー本人の同意を得ることが困難であると判断した場合
  7. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ユーザーの同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
  8. その他、個人情報保護法その他の法令で認められる場合

5.第三者提供に関する免責事項

以下に該当する場合、第三者によるユーザーの個人情報の取得に関し、当社は何らの責任を負わないものとします。

  1. ユーザー本人が本サービスの機能等を利用し、第三者に個人情報を公開した場合
  2. 本サービスにログインする為に必要な識別情報(メールアドレス/パスワード等)を、ユーザーご本人以外が何らかの方法により取得した場合

6.利用中止要請の方法

当社は、ユーザーから、ユーザーの個人情報があらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由又は偽りその他不正の手段により取得されたものであるという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止又は削除(以下「利用停止等」といいます。)を求められた場合において、そのご請求に理由があることが判明した場合には、本人からのご請求であることを確認の上で、遅滞なく個人情報の利用停止等を行ない、その旨をユーザーに通知します。なお、利用者情報の項目によっては、その収集又は利用が本サービスの前提となるため、当社所定の方法により本サービスを退会した場合に限り、当社はその収集又は利用を停止します。但し、個人情報保護法その他の法令により当社が利用停止等の義務を負わない場合はこの限りではありません。

7.個人情報の訂正・削除

当社は、ユーザーから、個人情報が真実でないという理由によって個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」といいます。)を求められた場合には、ユーザー本人からのご請求であることを確認の上で、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行ない、その結果に基づき個人情報の内容の訂正等を行ない、その旨をユーザーに通知します(訂正等を行なわない旨の決定をしたときは、ユーザーに対しその旨を通知します)。但し、個人情報保護法その他の法令により、当社が訂正等の義務を負わない場合は、この限りではありません。

8.個人情報の開示

当社は、ユーザーから、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、ユーザーご本人からのご請求であることを確認の上で、ユーザーに対して遅延なく開示を行います。(当該個人情報が存在しなときにはその旨を通知します)。但し、個人情報保護法その他の法令により、当社が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。なお、個人情報の開示につきましては、当社所定の手数料(1件あたり10,000円)を頂戴しておりますので予めご了承ください。

9.ターゲティング広告やアクセス解析ツールの利用について

当社は、ユーザーの皆様の動向の把握や、適切な広告を配信するために、下記の企業が提供するアクセス解析ツールや、行動ターゲティング広告サービスを利用又は、利用を予定しています。各サービスのポリシーやガイドラインの確認は、各サービスページを参照してください。

10.プライバシーポリシーの変更

当社は、プライバシーポリシーを適宜見直し、継続的な改善に努め、 必要に応じて、本ポリシーを変更することがあり、変更した場合にはユーザーに通知又は当ページにて公表します。

11.個人情報管理責任者

ユーザーの個人情報は、以下の者が責任をもって管理するものとします。

株式会社SmartHR 個人情報管理責任者

12.お問合せ窓口

  • 会社名: 株式会社SmartHR
  • 所在地: 〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷3-13-7 原宿OMビル 2F
  • お問合せ方法: 当社公式 Web サイトの お問い合わせフォームよりお願いいたします。

 

【2015年3月1日制定】

【2015年11月16日改定】
– マイナンバー管理機能の追加に伴い変更を加えました。

【2016年1月7日改定】
– 本店移転に伴い所在地を変更を加えました。

【2016年4月3日改定】
– 社名変更に伴い会社名に変更を加えました。