いつもSmartHRをご利用いただき、誠にありがとうございます。
SmartHRは、より多くのお客様に末永く安心してご利用頂くため、このたび利用規約・プライバシーポリシーを改定いたします。今回の改定は2020年4月1日から適用されますが、お客様によるSmartHRのご利用方法に特に変更はございません。
今回の改定における主な変更点は以下の通りです。
1. 利用規約の主な改定点
(1) 法改正への対応
2020年4月1日施行の民法改正により定型約款に関する規定が新設されることを踏まえ、規約の適用（第1条）及び変更（第23条）に係る規定を整理しました。
(2) ルールを分かりやすくお伝えするための修正
SmartHRのご利用に関するルールを分かりやすくお伝えするため、以下の修正を行いました。
- 定義の整理
- 各条項における主体の整理
- 条文の順序の入れ替え
(3) 登録事項・アカウント管理に関する免責事項の追加
お客様には、適切なサービス運営及び人事労務管理のため、自己の登録事項及びアカウントの適切な管理を徹底いただくようお願いしております。かかる目的のため、以下に関する免責条項を追記しました。
- お客様が登録事項の変更を怠ったことにより生じた損害（第5条第2項）
- お客様のアカウントの不正使用が疑われた場合に、アカウントの使用停止等により生じた損害（第6条第5項）
(4) 委託によりお預かりする個人情報の取扱いに関する規定の整理
SmartHRを通じてアップロード頂く個人情報が、お客様からの委託（個人情報保護法第23条第5項第1項参照）を受けてお預かりするものであることを踏まえ、当該個人情報の取扱いに関する義務を明確化しました（第8条）。
(5) 個人情報に該当しないデータの利用に関する規定の整理
サービス品質の向上や統計データの作成等を目的として、当社が個人情報に当たらないデータの取得及び利用を行う場合がある旨を明示しました (第9条) 。
(6) 禁止行為の追加
お客様の禁止行為として、リバースエンジニアリング行為を追加しました（第12条第9号）。
(7) サービス終了時の事前告知期間の明示
当社がサービス提供を終了する場合、お客様に対して「6ヶ月前」までに通知を行う旨を明示しました（第14条第1項）。
(8) API連携サービスに関する規定の新設
SmartHRは、社内の従業員マスターとしてSmartHRをご利用いただくため、その他お客様の利便性向上を実現するため、APIを通じた他サービスとのデータ連携を推進してまいります。かかる方針を踏まえ、このたびAPI連携サービスに関する責任を明確化する規定を新設しました（第17条）。
(9) 電子合意機能の保証範囲に関する規定の新設
SmartHRは、オンライン雇用契約機能の提供を開始いたしました。そこで、当該機能をご利用いただく際にお客様にてご確認いただく事項、及び当社が提供・保証する範囲について明確化する規定を新設しました（第18条第3項）。
(10) 損害賠償の上限金額の明確化
当社の損害賠償責任の上限金額について、従前は「ユーザーから1年以内に受領した利用料」と定めておりましたが、直近のご入金時期が1年以上前である場合には上限金額が0となってしまう等不適当なケースも考えられたことから(※)、「お客様から受領した直近12ヶ月分の利用料の総額」へと文言を修正しました（第19条第2項）。
(※) 他方で、例えば将来の複数年分の利用料を一括で前払い頂き、そこから1年以内に損害が発生したようなケースについては、改定後の条項の下では、当該複数年分の利用料全額ではなく、基準となる時点から直近12ヶ月分の利用料に相当する金額が上限となります。
(11) 遅延損害金に関する規定の新設
遅延損害金に関する規定が存在しなかったため、当該規定を新設しました（第20条）。
(12) 当社の秘密保持義務の追加
当社の秘密保持義務に関する規定が存在しなかったため、当社も秘密保持義務を負う旨を規定しました（第21条）。
(13) 暴排条項の新設
反社会的勢力の排除に関する規定が存在しなかったため、当該規定を新設しました（第22条）。
2. プライバシーポリシーの主な改定点
(1) グループの個人情報保護方針の策定
当社グループとしての個人情報保護方針を策定しました（「個人情報保護方針」第1条ないし第5条）。
(2) 個人情報の利用目的の整理
当社が取り扱う個人情報を、当社が自ら取得する個人情報と、当社が受託業務によって取得する個人情報に区分した上で、個人情報の種類に応じて利用目的を明示しました（「当社による個人情報の取扱いについて」第1条）。
(3) 委託先の監督に関する規定の新設
当社が個人データの取り扱いを委託する場合における、受託者の監督義務を明示しました（同第2条第2項）。
(4) クッキー等の使用及び利用状況・属性情報に関する規定の整理
当社ウェブサイトのご利用にあたってクッキー等の情報を取得する旨やその利用の目的について記載するとともに（同第4条）、クッキーを利用するサービスについて記載しました（「Cookieの利用について」)。
(5) 個人データの開示等に関する規定の整理
- 個人データの開示等に関するルールを1つの条文にまとめました（同第5条第1項ないし第5項）。
- 個人データの開示及び利用目的通知の手数料を、1件あたり1万円から、1件あたり1,000円に変更しました（同第5条第3項）。
3. 適用開始日
- 利用規約・プライバシーポリシーともに、改定の適用開始日は 2020年4月1日となります。
- 改定前後の内容については、以下をご確認ください。
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