住所変更をせず、通勤手当のみ変更したい場合は? - SmartHR ヘルプセンター

住所変更をせず、通勤手当のみ変更したい場合は?

住所変更をせず、通勤手当(交通費)のみを変更する場合、従業員が直接入力する方法と、管理者が変更する方法の2つの対応方法があります。

従業員が直接変更する場合

1. 変更が必要な従業員の通勤手当の項目を削除する

通勤手当の項目は、既に情報が入っている状態だと、従業員さま自身での変更ができません。

ただし、情報が入力されていない状態であれば、従業員さま自身での入力が可能です。

そのため、変更が必要な従業員さまの通勤手当の内容を削除してください。

通勤手当の削除

ただし、通勤手当を削除した旨、変更履歴に記録が残りますのでご留意ください。

「削除した」という変更履歴を削除したい場合は、下記のページに記載の手順で、履歴を削除してください。

なお、通勤手当の項目に半角スペースを入力したCSVファイル・Excelファイルを使って従業員情報の一括更新をすると、一括での削除も可能です。

一括更新用ファイル

TIPS

CSVファイル・Excelファイルを作成する際、空白文字もない完全な空欄の状態にしてしまうと、項目が上書きされません。

通勤手当の項目に半角スペースを入力したファイルで更新すると、空欄で上書き(削除)されます。

従業員情報の一括更新については、下記のページをご覧ください。

2. 従業員に入力を依頼する

通勤手当の項目が空欄になると、従業員さま自身で入力ができます。

SmartHRにログインし、 [アカウント名] > [プロフィールの確認] > [編集] と進み、通勤手当の項目を入力していただくよう、従業員さまにご連絡ください。

プロフィールの確認

プロフィールの編集

TIPS

従業員さまへの入力依頼は、SmartHR上で行うことはできません。

お手数ですが、メール等でご連絡ください。

管理者が変更する場合

1. 一括更新用のファイルを作成する

更新後の通勤手当の情報を準備し、従業員情報の一括更新用のCSVファイル・Excelファイルを作成します。

更新用ファイルの項目は、社員番号と最寄り駅・定期券代・期間・片道運賃のみで大丈夫です。

更新用ファイル

2. 従業員情報の一括更新をする

用意した一括更新用のファイルで、 [従業員管理] > [更新する(ファイル)] から従業員情報の更新をしてください。

従業員情報の一括更新の詳しい手順は、下記のページをご覧ください。

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