複数の従業員にマイナンバーの提供依頼をする - SmartHR ヘルプセンター

複数の従業員にマイナンバーの提供依頼をする

マインナンバーの提供依頼は、ファイルを使った一括送信も可能です。

個別の従業員に提供依頼をする場合は下記のページをご覧ください。

手順

1. トップページ左の [機能一覧] に表示されている [マイナンバー] をクリックします

マイナンバー

2. メニューアイコン([・・・])から [一括提供依頼] ボタンをクリックします

提供を依頼できるのは、ステータスが [未依頼][提供依頼] ボタンが表示されている従業員(+被扶養者)になります。

一括提供依頼

TIPS


[提供依頼] ボタンが表示されていない場合は、以下の可能性があります。

・従業員がSmartHRに招待されていない。
・SmartHRへの招待は送られているが、従業員が招待の承認を行なっていない。

提供依頼の前に、招待と承認を終えてください。

3. 一括登録依頼用のテンプレートファイル(CSV)をダウンロードします。

社員番号が登録されており、マイナンバーが未登録かつ提供依頼されていない従業員(=提供依頼が可能な方)のデータのみがダウンロードされます。

一括提供依頼テンプレートダウンロード

従業員本人のマイナンバーと被扶養者分のマイナンバーは同時に一括提供依頼ができないため、どちらも一括提供依頼が必要な場合は、2度にわけて操作してください。

4. CSVにマイナンバーと利用目的のフラグ(1=ON、0=OFF)を入力してください。

▼ 従業員用のCSV
マイナンバー一括提供依頼従業員用CSV

▼ 被扶養者用のCSV
マイナンバー一括提供依頼被扶養者用CSV

TIPS

マイナンバーを収集する際には、利用目的を明示する必要があります。
収集したマイナンバーの利用目的を1つ以上選択してください。

マイナンバー収集における本人確認書類については、下記のページでご案内しています。


5. 依頼対象を選択し、該当CSVファイルを選択、 [一括提供依頼する] ボタンをクリックします

マイナンバー一括提供依頼 対象 ボタン

6. 一括提供結果が出たら、結果を確認する

バックグラウンド処理が終了すると、「バックグラウンド処理による マイナンバーの一括提供依頼 の結果が出ました」 という通知が届きます。通知のリンクをクリックするか、 [共通設定] > [バックグラウンド処理] からご確認ください。

バックグラウンド処理 マイナンバーの一括提供依頼

エラーが発生している場合の対応方法は、下記のページをご覧ください。

一括提供依頼に成功すると、従業員はSmartHRにログインして、マイナンバーの入力が可能となります。

従業員がマイナンバーの提供依頼を受け取ってから入力するまでの詳しい手順は、下記のページでご案内しています。

また、依頼の状況や提供依頼した日は、マイナンバー管理画面にて確認できます。

マイナンバー管理 一括提供依頼中

10. 従業員がマイナンバーを入力すると、管理者に 「〜さんのマイナンバーが提供されました」 という通知が届きます。

通知の有無は、設定により異なります。

詳しくは下記のページをご覧ください。

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