【一覧】入社時に必要な書類 - SmartHR ヘルプセンター

【一覧】入社時に必要な書類

以下の書類を入社日までに用意しておきましょう。

1. 年金手帳(基礎年金番号)のコピー

自分で保管しているか、前職の会社が保管しています。前職が保管している場合は退職時に返却されます。

入社先の指示に従って、実物を持参するか、「基礎年金番号」の記載されたページをコピーしていきましょう。

年金手帳の外観 (発行された年によって表紙が違います)

サンプル画像は 日本年金機構 より

基礎年金番号は年金手帳(青色)の見開き1ページ目に記載されています

IMG_7573

青色以外の年金手帳をお持ちの場合は、「基礎年金番号通知書」など、基礎年金番号の記載された書類を持参しましょう。

また、年金手帳を紛失した場合は再発行も可能です。再発行の方法についてはこちらをご覧ください。

2. 雇用保険被保険者証

自分で保管しているか、前職の会社が保管しています。前職が保管している場合は退職時に返却されます。

紛失された場合は再発行も可能です。「身分証明書」と「印鑑」を持参して、最寄りのハローワークに行きましょう(ハローワークの場所はこちらから調べることができます)。

または、入社先に前職の社名を伝えると、それで手続き可能な場合があります。入社先の指示に従ってください。

雇用保険被保険者証の外観

雇用保険被保険者証 2

3. 源泉徴収票

前職の会社から発行されます。退職してから1ヶ月前後かかる場合がありますので、その際は入社先にその旨を伝えてください。入社先での年末調整にて使用するため、その時期までに提出しておくのが望ましいでしょう。また、紛失された場合は前職の担当者に依頼してください(税務署や市役所等では発行できません)。

また、必要となるのは、その年の「給与所得の源泉徴収票」です。去年のものや、「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」は提出不要です。

例: 平成28年に入社する場合

  • 「平成28年分 給与所得の源泉徴収票」 → 要提出
  • 「平成27年分 給与所得の源泉徴収票」 → 提出不要
  • 「平成28年分 退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」 → 提出不要
  • 「平成27年分 退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」 → 提出不要

源泉徴収票の外観

源泉徴収票白紙

保険証のサンプル画像は 国税庁 より

4. 健康診断書

直近3ヶ月以内に健康診断を受診している場合、その結果を証明する書面を提出しましょう。

5. 印鑑

印鑑を用意しましょう。実印ではなく認印で大丈夫です。ただしシャチハタは望ましくありません。特に雇用契約書などは、確実に本人がサインしたということを証明するためにも、シャチハタではなく認印を押すようにしましょう。

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