労務未経験、異動後1年たらず。新任労務担当者がMVPを受賞するまで

未経験から労務に挑戦し、バックオフィスMVPに輝く

はじめに、MVPの受賞、おめでとうございます！

伊藤さん：ありがとうございます！これまでに、チームでMVPを受賞したことはあっても、個人でのMVP受賞は初めてだったので、ものすごく感慨深いです。サポートしてくださった人事、経営管理チームのメンバー、社労士さん、SmartHRのみなさんには心から感謝を伝えたいです。

吉岡さん：伊藤は労務未経験から本当によくがんばってくれました。改めて、おめでとう！

左から 伊藤さん、吉岡さん

どういった点が評価されてのMVP受賞だったのですか？

吉岡さん：未経験からのスタートだったにもかかわらず、全社の労務体制の強化をしてくれたことですね。

労務未経験なうえに、主担当である中途採用部門との兼任であるにもかかわらず、SmartHRの導入や社労士さんとの細やかなやり取りによって、労務業務にかかる工数を大幅に効率化してくれました。既存の枠組みを壊して、再構築するというのは簡単なことではありませんし、今回の取り組みを通じて彼自身も大きく成長したと感じています。

伊藤さん：もともと、労務は別部門の方が担当していました。しかし、社内の業務最適化を考えたときに、自分たち人事部門が担当したほうが良いと考え、思い切って労務に挑むことに決めました。自分のキャリアビジョンとしても、「人事としてのキャリアの幅を広げたい」と思っていたので、ちょうどいいタイミングだったと思います。着任当時は労務の「ろ」の字も知りませんでしたね（笑）。

社労士によるサポートとSmartHRの活用によって年末調整を推進

労務の「ろ」の字も知らなかったとのことですが、どのように労務の業務を進めていったのでしょうか？

伊藤さん：社内に労務の専門家がいなかったので、最低限のインプットはした上で、わからないことはとにかく社労士さんに相談していましたね。

中途採用と兼任で、労務に割ける稼働は全体の3割程度だったこともあり、法律も手続きもわからないことが多すぎて半ばパニックになっていました（笑）。とにかく、調べて、聞いて、学んでをがむしゃらに繰り返しましたね。

また、SmartHRを使っての労務手続きでは、チャットサポートの方々にお世話になりました。

特に年末調整の時期などは、SmartHRのチャットサポートで使用方法や手続きについてたくさん質問していたのですが、いつも迅速に回答が返ってきて、本当に助かりました。SmartHRスクールによってソフトの使い方についての理解を深められたのもよかったです

MVP受賞時の伊藤さん 当時の様子はこちら

嬉しいお言葉ありがとうございます！ SmartHR導入にはどのような背景があったのですか？

伊藤さん：短期的な理由としては、管理部門のリソースを確保するためですね。先程お伝えしたように、現在は私が労務を引き継いでいるのですが、元々は経理や法務担当者が兼務してやっている状態でした。

また、基本的にExcelや紙でのやり取りが多く、抜け漏れや記入ミスなど、差し戻しが多く発生していました。貴重なバックオフィスのリソースを確保するべく、ツールによって効率化できないかと考えました。

吉岡さん：中長期での経営的な視点だと、働き方改革など、法規制が厳しくなる中で、自社の労務基盤を強化したいと思ったからです。労務はサッカーで例えるなら社内のゴールキーパーのような存在。ミスが許されないポジションです。

アナログな管理では、ミスが発生しやすいだけでなく、何かトラブルが発生したときの責任の所在もわかりにくいです。だからこそ、このようなミスを防止でき、機械的に管理できるSmartHRに魅力を感じました。

伊藤さん：社内で他のツールも検討しましたが、労務効率化の観点と、人事のマスタツールとして使用できる点が最終的に決め手となってSmartHRを導入しました。導入検討時は、単純な費用やデザインだけでなく、自社課題とのマッチングを何より大事にしましたね。

結果として、当初から期待していた労務業務の効率化はもちろんのこと、SmartHRの機能にある「『従業員項目』のカスタマイズ」や「従業員情報ダウンロードの『項目グループ登録』」を使用することで、これまでできなかったタイムリーな従業員情報の更新と、他部門への情報連携が可能になりました。

信頼性の高い人事マスタを作成することができたのは非常に大きかったと感じています。

3時間かかっていた入社手続きもわずか10分に短縮

SmartHRの導入によって、具体的にどのような変化がありましたか？

伊藤さん：年末調整と入社手続きの2点に関してお話しますね。

年末調整については、導入前は社員の説明会と質問対応で合計15時間ほどの時間がかかっていました。社員としても、1人あたり手続きに40分ほど時間が必要でした。

それが、SmartHRの導入によって、説明会と質問対応がほとんど必要ない状態になり、社員の手続きも4分の1程度に削減できました。

大幅な変化が表れたのですね！ 入社手続きについてはいかがでしたか？

伊藤さん：入社手続きも、「入力→書類作成→郵送→回収→未対応の社員への声かけ」という作業に3時間ほどかかっていたのですが、「入力→依頼→確認」というコンパクトな流れになり、1人あたりにかかる時間はわずか10分ほどになりました。

このように、工数削減できたことに加え、人事マスタとしての土台ができたのもありがたかったです。紙から転記をしていた時代と比較すると、情報管理ミスが減りましたし、従業員情報の一元管理が徐々にできつつあります。

未経験で労務を担当する私としてもとても使いやすいデザインでしたし、社員からも「年末調整の質問文がわかりやすい！」などの声があがっていました。

情報管理の側面でもお役に立てたようで何よりです。業務効率化によって生まれたリソースで何か新しく取り組んだことなどはありますか？

伊藤さん：今までは入退社などの各種手続きにばかり時間を取られていましたが、空いた時間を活用することで「障害者雇用」「働き方改革法」「管理職に向けの労務情報の展開」など、これまで取り組めなかったことに時間を割くことができました。

ただ会社としてバックオフィス領域は、まだまだ課題が山積みな状態です。今後もしっかりと社員の声を拾い上げて、1つ1つ課題を解決していけたらと思います。

個人の『will』を実現するための「守り」と「攻め」のバックオフィスを築きたい

最後になりましたが、今後のウィルゲートさんのバックオフィスに対する展望についてお伺いしてもよろしいでしょうか？

吉岡さん：ウィルゲートも2020年の頭に事業方針を変更し、今、大きな変革の時期にあります。これまでのような「守りのバックオフィス」だけでなく、「攻めのバックオフィス」にも今後は挑んでいきたいと思っています。

そのためにも、お客様はもちろん、社員一人ひとりが『will』を実現できるような環境を作るために、現場の声に耳を傾けて、小さな努力や工夫を重ねていきたいです。

伊藤さん：ウィルゲートは労務体制の基礎ができ、今、ようやくスタートラインに立った状態です。私自身も、まだまだ労務のキャリアを歩み始めたばかり。最近はSmartHRさんのユーザー会に参加するなど、SmartHRの活用方法や労務についての知識をまだまだ吸収しているフェーズです。

1年弱労務として働く中で、世の中の労務業務って、どうしても“作業”的な部分にフォーカスが当たっている印象があるように感じました。しかし、本来は会社のやりたいことを経営視点と社員視点の双方を両立させながら実現するために、専門的なアドバイスをしていく、とてもクリエイティブな仕事だと考えています。

企業の成長にともなって、労務の役割は必ず大きくなります。だからこそ、ウィルゲートらしい事業や社員の働き方を実現するために、自分自身も成長していきたいと思います。

伊藤さん、吉岡さん、ありがとうございました！ウィルゲートの「will」を実現できるように、パートナーとしてこれからもよろしくお願いいたします！

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