多言語対応で外国人従業員の年末調整負荷を軽減。フェアネスな環境へ

過去に導入した労務管理ツールの英訳が不十分で、実用化できず

皆さんの現在の業務について教えてください。

Tさん：管理部門で、人事と総務、経理を統括しております。

Iさん：私は、外国人従業員の総務や社会労務の手続きのほか、在留資格のビザの手続き周辺を担当しています。

Sさん：経理と、日本人従業員の労務や給与計算などを担当しています。

SmartHR導入以前に、抱えていた課題を教えてください。

Tさん：弊社は、2017年に関連する2社が統合してできた会社です。1社は、日本で英語を教える外国人の先生たちが多く在籍する会社で、もう1社は英会話スクールなどを運営する日本人従業員が多い会社でした。

そのため、それぞれで社員管理の方法や人事・労務にまつわる情報の集め方が異なり、管理しているデータがバラバラだったんです。そこで、データを整えて一元管理したいと考え、人事労務サービスの導入を検討しました。

ただ、当時は英語に対応したサービスは思いのほか少なく、限られた選択肢のなかから選ばざるを得ませんでした。実際に導入したサービスを利用したものの英訳が不十分で、実運用に乗らないという苦い経験をしました。

言語の違いにより、とくに苦労した点はどこでしたか？

Tさん：英訳された言葉の意味がわかりづらかったり、英訳漏れの日本語が表示されてしまったりすることがあり苦労しました。結局、日本人従業員が間に入って説明しないと、外国人従業員本人の手で手続きを進めることは難しい状況でした。

Yes/Noで答える年末調整で、言語の壁を解消。迷わずスムーズに申請が完了

SmartHRを導入した決め手は何でしたか？

Tさん：あらためてツールを比較検討するなかで、SmartHRの多言語化対応が優れていることを知り問い合わせました。

実際に社内の外国人従業員にデモ環境でSmartHRの年末調整のフローを試してもらったところ、「とてもわかりやすい！」という反応が得られたため、導入を決めました。

（年末調整の多言語化対応イメージ）

具体的には、どのような点が外国人従業員の方に好評でしたか？

Iさん：質問にYes/Noで回答すると、年末調整の申請がスムーズに完了できる点です。たとえば、年末調整の書類には「世帯主」の言葉が多く出てきますが、この言葉に引っかかる外国人従業員がこれまで多かったんです。

英語圏の従業員には、そもそも世帯主の考え方がありません。私たちが「そこまで気にしなくてもいいよ」と伝えても、外国人従業員にとっては、理解できない言葉があれば気になってしまいますし、不安になるのも当然でした。

ですが、SmartHRは場合によっては直訳ではなく、しっかりと意味が伝わる表現に置き換えられていることに安心感を抱いています。もちろん、前提として多言語化対応のクオリティが高く、英訳漏れがない点も嬉しいですね。

Sさん：担当者目線では、質問部分に英語で補足を追記できるヒント機能も重宝しています。

導入後の変化を教えてください。

Sさん：まず、年末調整での期日どおりの提出率が上がりました。従業員の皆さんが理解して、つまずくことなく進められた証拠だと考えています。

Iさん：頻繁に催促しなくとも申請がスムーズに進んで、本当にありがたいです。それまでは紙が当たり前で、まずは全員への郵送から始まり、「なくしてしまった」「破棄してしまった」と連絡がある度に再送が必要でした。

さらに「わからない」との声があがったら、1人ひとりに付き合って説明して……と対応してきたため、そのときと比べたら作業負担は雲泥の差ですね。

Sさん：年末調整以外でいうと、社会保険労務士に依頼していた入退社の手続きを、自分たちで電子申請できるようになりました。

退職者に発行する源泉徴収票や雇用保険被保険者証、離職票なども、対象の方に閲覧権限を付与して、SmartHR上で自由に閲覧・ダウンロードできるようになり、郵送やメールの手間が減っています。

Iさん：在留カードやビザにまつわる書類も、紙ではなくデータで一元管理できています。入社手続きもオンラインで完了するので、「あれがない、これがない」と困ることなく、入社前にすべての情報が揃っているという初めての体験をしました。

（入社手続きの多言語化対応イメージ）

Sさん：日本人の採用も同じです。入社予定の方に「このリンクから必要な情報を入力して、書類をアップロードしておいてください」と伝えるだけで、事前の案内が完了します。機微な人事情報を扱うためメール1通書くのにも気を遣っていましたが、それから解放されて、今は別の業務にも集中できています。

言葉を超えて、真の意味での「フェアネス」実現へ

導入はスムーズに進みましたか？

Iさん：はい。とくにSmartHRからいただいた英語版の年末調整マニュアルは素晴らしいクオリティで、助かりました。

私たちは基本的に、日本の労務関係の手続きについて英訳した資料を作り、外国人従業員に説明をする必要があります。また、資料は1度作ったら終わりではなく、制度の変化を受けて内容を書き換えたり、表現をよりわかりやすくするためにブラッシュアップしたりなど、毎年のように作業が発生するんです。

Sさん：今回はマニュアルを新しく作る必要もなく、内容を確認して必要があれば修正する程度でした。マニュアルを準備して社員へ案内するまで、これまで3〜4日かかっていましたがSmartHR導入後は半日程度で終わっています。

これまでの過程を振り返っていかがですか？

Sさん：導入の1番の目的だった情報の集約が達成でき、本当に嬉しいです。言語の違いから、どうしても日本のシステムでは外国人従業員に対応できない問題があり、異なるツールを使わざるを得なかったんです。でも人事労務に関しては、みんなが同じツールを使えるようになりました。これは大きな成果です。

Tさん：同じ労務手続きであっても、言語にあわせて異なるサービスを利用することで、どこか「心の距離」や「違い」をどうしても感じてしまう部分があるのではないかと考えています。

その点SmartHRは、日本人でも外国人でも同じように利用できますので「みんな一緒」という感覚を持ってもらえているはずです。従業員みんなが、同じツールを使うことで私たちが目指す本当の意味での「フェアネス」実現に向けて、確実に歩みを進められていることを嬉しく思います。

人事労務の基盤を固め、多様な人材が安心して働ける環境を目指す

これから取り組みたいことを教えてください。

Sさん：国籍を超えて多様な従業員が働く環境ですので、価値観の違いはあります。そのぶん丁寧にコミュニケーションを取りながら、より働きやすい環境づくりを目指していきたいですね。

また、SmartHRの導入によってペーパーレスの良さを実感したぶん、私が担当する経理領域においてもクラウド化を進めていきたいです。

Iさん：これから会社が成長していくなかで、初めて日本に住んで働くという外国人従業員も出てくると思うんです。そんなときに、SmartHRを軸とした使いやすい人事労務システムがあれば、「自分たちはちゃんと守られていて、安心できる」という意識が生まれ、お互いにとって良い影響が生まれると考えています。

外国人従業員の多くは、日本の子どもたちに英語やさまざまな国の文化を教える先生です。そんな先生たちが安心して働けることは、日本の子どもたちにも良いことですし、先生にもかけがえのない財産になります。

そのためにもクラウドを駆使するのが当たり前になるよう、これからも環境の整備を頑張っていきたいですね。

Tさん：私たちのようなバックオフィスの担当者は、なかなか表に出づらいポジションです。ですが、人を採用し、働く環境を整えることは、会社を動かすうえでなくてはならない仕事です。

SmartHRを導入して以降、私たちの一体感がより強くなったと感じています。それをコアにしながら、業務の精度をさらに高めていきたいです。「人数が増えても、私たちの土台は揺るぎません」と、頼もしい存在でありたいと思っています。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。