グループ内のDX事例として受賞。「働きたい」と選ばれる会社へ

左から、人事部の豊田さん、部長の吉原さん
(左から、人事部の豊田さん、部長の吉原さん)

佐川グローバルロジスティクス株式会社

社名
佐川グローバルロジスティクス株式会社
業種
運輸・郵便
従業員数
7,997名
(2021年7月時点)

TOPICS
・入社手続きや契約更新時の書類の多さに課題
・導入により入社手続きが2週間→最短2日に
・DX化の先駆け事例としてグループ内アワードで表彰
・人事データを活用し経営と組織づくりに貢献へ
SmartHRを
無料で試してみる

佐川グローバルロジスティクス株式会社は、SGホールディングスグループで、物流コンサルティングやプラットフォーム物流、オーダーメイド物流、輸送チャーターなど、3PL(third party logistics)事業を展開しています。

約8,000名の従業員を抱える同社は、入社手続きや契約更新時の書類の多さに課題を感じ、SmartHRを導入。ペーパーレス化による業務効率化を推進し、正社員やパートナー社員が働きやすい環境整備を進めています。

導入の決め手や社内外からの反響を、人事部 部長の吉原さん、豊田さんに伺いました。

大量の書類が、採用活動や契約更新の妨げになっていた

SmartHR導入の背景を教えてください。

吉原さん:弊社では、パートナー社員と呼ばれる有期雇用のアルバイトやパートさんたちが、7,000名近く働いています。繁忙期ともなると、一度に数百人単位の入社手続きが発生します。そのすべてを紙の書類で対応していたため、とても非効率で時間がかかるのが課題でした。

関連業務は、グループ企業のシェアードサービスが担当しますが、データ入力作業に数人がつきっきりになる時期があり、それでも入社手続き完了までに時間がかかっていたんです。その期間中に入社や契約更新を辞退された方もいたのではないかと思います。

相当な枚数の紙の書類を、対応されていたんですね。

吉原さん:正社員はオンライン経由の応募が増え情報のデータ化が進んでいますが、パートナー社員は紙の履歴書による応募もまだまだ多く、全国に約90拠点ある営業所から履歴書や書類が届いていました。

なかには、早く働きたいと応募されたアルバイトの方もおりますし、現場としてもすぐに来てほしい。ですが、当然コンプライアンスは守らなくてはいけない。そんな板挟みを感じながらも、どうにかして入社手続きの時間を短縮し、現場の人手不足を解決したいと思いシステムを探していました。

人事部 部長の吉原さん
(人事部 部長の吉原さん)

契約更新時のハンコが不要に。入退社手続きも2週間から2日へ短縮

SmartHRの導入で、とくに重視されたポイントを教えてください。

吉原さん:最優先の目的は「紙による手続きをなくすこと」でした。SmartHRでは、雇用契約の締結や年末調整業務がオンラインでできますので、目的の実現性が高かった点が決め手でした。また、詳しくお話を伺うなかでサービスへの信頼性も感じていました。

豊田さん:私たちが使っていたフォーマットを、ある程度そのまま利用できたことや、機能が今後もアップデートされていくところも気に入っています。

導入以前のやり方を変えることへの不安はありませんでしたか?

吉原さん:あまり気にならなかったです。私たちは、雇用管理に必要な機能があれば問題ないと考えていましたし、ならば多くの企業の最大公約数的なニーズをベースに作られているSmartHRに自社の業務フローを合わせようと判断しました。

ありがとうございます。SmartHR導入後の変化について教えてください。

豊田さん:まずは電子契約書による契約更新から始めましたが、契約する本人がオンライン上でデータを入力するため、担当者の入力作業や確認が減り、書類送付の手間もなくなりました。まず、この便利さを体感できたことが、SmartHRの運用を進める追い風になりました。

吉原さん:契約更新の進捗管理も簡単ですね。以前までは、各営業所の担当者がハブとなって、契約する方と書類のやり取りをしていたんです。記入いただいて回収し、人事へ届けてもらって……と、更新完了までに1ヶ月はかかっていました。

今は人事から直接、更新が必要な方にメールで案内できますし、進捗もわかります。担当者が携わるプロセスが省略されたので、かなり現場の負担が減りました。契約書に印鑑を押していた所属長の業務もなくなっています。

現場の業務改善にもつながっていると伺えて、とても嬉しく思います!

吉原さん:操作でわからないことがあっても、各営業所の担当者が直接SmartHRスクールやヘルプセンターを確認していますね。時代の変化に、ちょうど間に合うタイミングで導入できて良かったです。

SmartHR導入で効率化したことで、新しく取り組めたことはありますか。

豊田さん:入退社手続きにかかっていた期間が2週間から最短2日になり、社会保険も電子申請ができますので、自社内で担当者を増やすことなく対応しています。その分、採用時の母集団形成や動機付けにより力をいれることができるようになったり、人事部としてもルーティンワーク軽減によって全体的に企画力が上がってきました。

人事部 豊田さん
(人事部 豊田さん)

グループ内アワードで表彰され、DX化の先駆け事例に

今回、人事システム全般を見直すなかで、SmartHRを導入いただいたと伺いました。

吉原さん:そうなんです。SmartHRを導入したほか、勤怠管理システムを刷新し、従業員向けのポータルサイトも作りました。

以前までは、グループ統一で正社員向けに最適化された人事システムを使っていました。しかし、お話ししてきたように、私たちの組織は有期雇用のパートナー社員が多く、契約更新も頻繁です。フレキシブルな働き方をする人たちに合わせたシステムが欲しいと考え、人事システムそのものを見直すところから始めたんです。

とても大きな決断をされたんですね。

吉原さん:はい。グループとしてデジタル化を積極的に推進する方針が打ち出されていましたし、費用対効果は大きい。先駆けて取り組みたいと考え、進めてきました。

また労働人口が減っていくなか、小売業や飲食業などの会社さんと人材獲得の競争になります。そのため、学生や主婦の方たちから「働きたい」と選ばれる会社でなければなりません。採用における入口段階から、私たちは先進的な企業であることを伝えたいと考えていました。

SmartHRを運用し始め、変化の手応えは感じていますか?

吉原さん:実は、今回のSmartHRを含めた人事労務関連のシステム導入の取り組みが、グループ内で行う「ダイバーシティーアワード2020」で表彰されたんです。DX(デジタルトランスフォーメーション)先駆けの事例になりました。

「デジタル化が大事だ」と一部の役員や部署が声に出しても、現場にはなかなか伝わりづらいものです。ですが、従業員全員が使うシステムが変われば、その重要性を実感しやすいですよね。

社内の全員に向けて、「デジタルに変えていくんだ」「未来に向かっていこう」という姿勢を示せたのではないでしょうか。グループ全体に対しても、DX化推進のメッセージになったと思います

具体性を持った人事施策で「人を大事にする」環境を作りたい

最後に、人事部の皆さんが、これから会社のなかでどのような役割を果たしていきたいか教えてください。

吉原さん:よくビジネスで最も大事なのは「人」と言われます。その先で具体的に何をしていくべきなのかを私たちも学び、経営層に提案して、施策を出していきたいです。

簡単に答えが出るものではありませんが、しっかり考えて実行する会社であるべきですし、人事としても積極的に関わっていきたいと考えています。

まずは、SmartHRでペーパーレス化による業務効率化を進め、従業員に関するデータの質を高めて活用できる体制をイメージしています。「今、自分にどんな行政手続きが必要なのか」がすぐにわかる状態にしておけば、従業員の安心感も作れると思うんです。福利厚生の情報も繋げられると理想的ですね。

想いのこもったメッセージをありがとうございます。豊田さんはいかがですか?

豊田さん:仕組み化や自動化できるところはAIなどのテクノロジーを使い、私たちは人でしかできない領域にフォーカスしていきたいと考えています。

SmartHRには、多段階承認機能や電子申請の対象範囲のさらなる拡充に期待しています。また、他社事例の紹介や情報交換の機会をいただけると嬉しいですね。

またSmartHRで業務が効率化されたことで、エンゲージメント向上のための施策や評価といった個人を見る業務にもより一層の時間を割いていきたいです。

これからも働き方が多様化していくなか、働く従業員の皆さんにはストレスを感じないシステムを提供したいですし、それが人事の役目だと思っています。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。

導入事例 一覧

佐川グローバルロジスティクス株式会社

社名
佐川グローバルロジスティクス株式会社
業種
運輸・郵便
従業員数
7,997名
(2021年7月時点)

TOPICS
・入社手続きや契約更新時の書類の多さに課題
・導入により入社手続きが2週間→最短2日に
・DX化の先駆け事例としてグループ内アワードで表彰
・人事データを活用し経営と組織づくりに貢献へ
SmartHRを
無料で試してみる

お役立ち資料集

仕事の無駄よ、さようなら。

ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。
専門スタッフがさらに詳しく機能についてご説明いたします。
また、SmartHRは15日間無料SmartHRは15日間無料でおためしいただけます。