人事DB×従業員サーベイで「人と組織の成長」を支援する

バラバラな人事情報を一元管理するために導入

山﨑さんの業務について教えてください。

山﨑さん：人事領域全般の業務を担当しています。弊社のミッションは、「私たちは成長することを求め、目標に向けて歩む全ての人と組織を支援し続けます」というものです。人事の立場として、従業員の成長に貢献できる施策を考えることも重要な業務の1つとして取り組んでいます。

2019年に導入された際の背景について教えてください。

山﨑さん：業務において従業員数や雇用形態の内訳など、従業員情報の集計が必要になった際に、情報がバラバラで非常に苦労しました。何年か前の組織図を確認して手で数えるなど、現実的でない方法を取らざるを得ず、「これは大変だ」と感じました。

この方法では正確性もスピード感もなく今後も苦労すると思いましたので、紙やExcelで管理しているバラバラな人事情報を集約したいと思い、導入を検討しました。

エンゲージメント向上のため、従業員サーベイ機能を活用

導入の決め手は何でしょうか？

山﨑さん：人事情報を一元管理できることです。他に年末調整や給与明細配布業務の効率化、電子申請への対応などの機能を検討したうえで、やりたいことが一番実現できるSmartHRを選びました。

ありがとうございます。その後、従業員サーベイが活用できるプランへ変更されましたが、その背景を教えてください。

山﨑さん：数年前くらいからエンゲージメント向上に取り組む必要があると考えていました。その中で、2020年の9月にSmartHRから従業員サーベイ機能がリリースされるという連絡を受け取り、具体的に検討し始めました。

プリセットで利用できるエンゲージメントサーベイ（※）はまさに実施したい調査ができるものでしたし、キャリアプランや異動希望を伺うアンケートにも活用できますよね。経営陣もエンゲージメント向上の必要性に共感していただいたため、特に反対意見もなく、プランのアップグレードが進みました。

※SmartHRの従業員サーベイでは、慶應義塾大学の山本勲教授と共同研究・開発したエンゲージメントサーベイを、標準で使用できます。

他にも従業員サーベイのサービスはありますが、SmartHRで実施する理由を教えてください。

山﨑さん：すでに人事マスタとして活用しているSmartHR内で、手間なくサーベイを利用できるのがメリットです。新たにサービスを導入するよりもコストが抑えられ、従業員への新たな周知も必要ありません。

他のサービスも確認しましたが、質問項目にそれほど大きな差はないと思いました。逆に言うと、SmartHR以外で従業員サーベイを実施するメリットがあまりなかったかもしれませんね。

（従業員サーベイ機能のイメージ画面）

データをもとに課題に対する施策を実行

エンゲージメントサーベイはどのように実施されましたか？

山﨑さん：まず経営会議で実施する旨を報告し、その翌月の全社会議でアナウンスしました。2週間くらい回答期間をとりましたが、回答率はほぼ100%でしたね。その後、結果について分析会を実施し、SmartHRの担当者にもアドバイスいただきました。

今はサーベイ結果からわかった課題に対する施策を実行し、定期的にサーベイで経過観察しているところです。

実施された感想を聞かせてください。

山﨑さん：実は、従業員から耳にしていた情報とは全然違う結果が出たんです。耳に入る情報だけで動かなくてよかったなと思いました。当初「評価が低く出るだろう」と思っていた項目は、思ったほど低くありませんでした。

逆に、「色々施策を実施しているから大丈夫だろう」と思っていた項目が想定より低く、施策がまだ足りないことがわかりましたね。ほかには、部署単位で評価に差がついている項目もありました。

具体的にどんな施策につなげているのでしょうか？

山﨑さん：経営理念への理解や共感の項目に注力し、経営陣との対話の機会を設けました。これまでも理念研修などに取り組んでいましたが、まだ十分な結果が出ていないことがわかりました。数名のグループと経営陣で機会を作り、普段話せないことや意見などを交わせる場にしています。

経営陣にもサーベイ結果を見せたところ、「すぐにやったほうがいいね」という反応をもらい、施策内容も即決でした。ただ、その次のサーベイですぐによい結果が出るとは思っていないので、長期的な取り組みとして進めています。

従業員の反応はいかがでしょうか？

山﨑さん：従業員サーベイへの反対意見はありませんでしたが、その後の施策については、いい反応とよくない反応どちらもありました。例えばオンライン懇親会の機会を設けても、オンラインが苦手な方もいるため、全員から「よかったよ」と言ってもらうのは難しいです。

ですが、「何か変えようと動いてくれている」という人事側の意思は受け止めてもらえたのかなと思いますね。「何か相談したら変えてくれるかも」という期待感を作れたといいますか。会社に対して「何を言っても変わらない」と期待されず退職されるようなことを防ぎ、「何か伝えてみるか」という気持ちに少しでも変わってくれればよいと思っているので、ネガティブな反応も受け止めていきたいですね。

「もっといい会社に」経営に貢献する管理部門を目指す

SmartHRで従業員サーベイを実施してよかったと思うことがあれば教えてください。

山﨑さん：SmartHRの臨機応変な対応に非常に助かっていますね。SmartHRほど導入企業が多いと、要望に対して「それはできません」と言われることが多いと思うんです。

そんな中で、要望や声に対して耳を傾けてくれますし、少し難しそうな要望も前向きに検討してくれて、顧客とコミュニケーションを重ねてよいサービスを作ろうとしている姿勢が伝わります。

ありがとうございます！ SmartHRのサポートはいかがでしたか？

山﨑さん：質問ごとに細かく検証していただき、仮説も提案いただきました。一般的なアドバイスだけでなく、弊社の事情も加味したうえでアドバイスいただけて非常に納得感がありましたね。どんな施策を実行していけばいいかについては、さらにご提案いただけると嬉しいです。

最後に、今後どのようなことに取り組んでいきたいかを教えてください。

山﨑さん：エンゲージメントサーベイを活用しながら業績向上にいかにつなげるかを引き続き進めることのほか、ラクラク分析レポートなどの他の機能ももっと活用していきたいです。

SmartHRの従業員項目を活用して従業員の自己啓発の状況やスキルを可視化し、より効果的な人員配置に役立てることも考えられます。「この人はいま営業職だけど、こんなスキルがあるなら新しい事業を任せてみよう」というような動きができるといいですよね。離職者やハイパフォーマーの分析ができるようになれば、さらに経営に貢献できる管理部門に成長できます。

また、シンプルにもっといい会社にしたいと思っています。毎日過ごす自宅をいい場所にしたいように、会社もいい場所であることに越したことはありません。従業員の皆さんが気持ちよく働いてもらうために施策を実行し、エンゲージメントが向上すれば、会社はよりいい場所になると思っています。

経営に貢献する管理部門実現のため、引き続きご支援してまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。