段階的導入でスムーズなペーパーレス化を実現。年末調整の工数が半分に

プロフェッショナル人材に特化した人材調達・採用支援を提供している株式会社みらいワークス。企業のニーズや経営課題に応じて、「フリーランス・業務委託」「副業・業務委託」「正社員」の採用や人材活用を支援しています。同社は2021年9月で100名ほどだった従業員数が1年で約1.5倍の140名を超えるなか、紙ベースでの労務書類管理や年末調整手続きの煩雑さに課題を感じていました。

SmartHR導入後、ペーパーレス化を推進し、毎月の入社手続きの効率化、年末調整の作業工数も大幅に削減。さまざまな雇用形態で働く従業員へのSmartHRのスムーズな導入を推進した豊岡さん、佐藤さんにお話を伺いました。

紙による入社手続きに手間がかかっていた

導入前の課題について教えてください。

豊岡さん：みらいワークスでは新しい働き方を実践し、挑戦し続ける方々をサポートする立場として、自分たちも同じように多様な働き方を取り入れています。雇用形態も正社員のみならず、有期契約社員、派遣、アルバイトなど、それぞれの働き方で活躍してくれています。

これまでは、Excelと紙を併用して人事データの登録や更新に対応してきましたが、組織規模も大きくなってきたところで、対応方法を見直す必要性を感じていました。

佐藤さん：月に5〜6名採用することもあり、入社手続きをはじめとする人事データの回収に時間がかかっていました。提出された書類に記入ミスがあれば、郵送対応が発生しますし、返ってくるまでに数日かかります。

返ってきた書類に問題がなければ、書類一式を1枚ずつPDFにして保管する作業があります。

豊岡さん：入社手続きに限らず、住所変更や年末調整などの対応が集中する部門なので業務負荷の高さが課題でした。

サポートコンテンツを活用し、スムーズな導入を実現

 SmartHR導入の決め手は何でしたか？

佐藤さん：比較検討を進めるなかで、以下の6つのポイントは外せないと考えていました。

• 従業員、管理者ともに直感的に使用できる
• 人事情報管理、手続き書類のペーパーレス化が可能
• 社会保険手続きの電子申請対応
• 雇用契約書の電子締結対応、契約更新管理ができる
• 現在の雇用契約書の雛形を利用できる
• ほかの人事系システムとのマスターデータ連携が可能

とくに、実務で使用する私たちだけではなく、従業員にとっても使いやすいことは重要でした。これらの特徴や機能がしっかりあることを確かめたうえでSmartHRの導入を決めましたね。

（佐藤さん）

豊岡さん：ちょうど弊社が設立から10年を迎え、利用しているシステムを見直している最中でした。私もSmartHRは広告などで認知していました。

SmartHRで弊社の課題を解決できるビジョンも見えましたし、佐藤が示していたポイントも納得度が高いものだったので、導入の意思決定は早かったと思います。

SmartHRの導入にあたって工夫されたことはありますか？

佐藤さん：最初からすべての機能を導入するのではなく、優先順位をつけて段階的に導入したことですね。

導入当時は年末調整をSmartHRで対応することに注力しました。年末調整の対応が落ち着きはじめた段階で入社手続きに活用の幅を広げていきました。

豊岡さん：佐藤は人事労務の経験が豊富なので、限られた時間のなかで効率よく導入を進めてくれたと思います。

導入がはじまったのが11月。そこから一気に年末調整に向けて準備を進めて、無事その年の年末調整からSmartHRに切り替えたんです。

導入を進めるにあたり、サポートコンテンツは活用されましたか？

佐藤さん：はい。操作に迷ったときはヘルプセンターを活用しました。解決したい課題への回答が簡単にみつかりますし、ページ自体が非常にわかりやすかったので、だいたいの課題は解決できました。

自分たちがやりたいことをヘルプセンターでしっかり確認して、設定を進めたことがスムーズに機能を活用するポイントだったのかもしれません。

SmartHRを導入して社内から何か反応はありましたか？

豊岡さん：問い合わせは来てないよね？

佐藤さん：はい。使い方がわからないなどの問い合わせを受けたことがないです。

豊岡さん：同じくらいのタイミングでほかの分野で新システムを導入していましたが、そちらは問い合わせが結構きました。従業員も操作がわからなかったり、使いにくい場合はしっかり声をあげてくれます。

なので、SmartHRに関して声があがって来ないこと自体が「いい反応」だと思います。

（豊岡さん）

 導入当初からお問い合わせはなかったのでしょうか？

佐藤さん：従業員がはじめてSmartHRを使うタイミングは年末調整でした。もちろん、年末調整の手続きとして特殊な場合は個別に連絡はきましたが、SmartHRのログインや操作については、問い合わせは来なかったんですよ。

人事側は全社に向けて案内をするときはSmartHRさんが用意してくれている「初回ログイン年末調整従業員向けマニュアル」を送付していました。

「初回ログイン年末調整従業員向けマニュアル」イメージ

先ほどのヘルプセンターには従業員向けのページもあるので、そうしたコンテンツを参照することで、登録や実際の操作に関する疑問がほぼ解消したんだと思います。

紙のやり取りが激減、年末調整にかかる時間が半分に

導入後の効果について教えてください。

佐藤さん：以前は原本の回収などの時間に80時間ほど費やしていました。いまは年末調整にかかる時間が40時間ほどと、半分になりました。

SmartHR上で従業員からの提出状況も簡単に確認できるのも嬉しいポイントでした。これまではExcelで従業員名簿を作成して、提出書類と照らしあわせて手動でチェックをしていました。

豊岡さん：当時はオフィスに専用の回収ボックスを設置していました。従業員は必要書類をクリアファイルにまとめて期間内に回収ボックスへ提出するフローです。

提出書類をまとめて回収できるメリットはありましたが、人事が定期的に回収ボックス内の提出具合をチェックするのも負担だったと思います。

もし提出された書類に不足があれば、郵送で対応するケースもありました。そうした時間がほとんどなくなったのは大きいですね。

佐藤さん：入社手続きや契約更新に関しても同じように大幅に時間が短縮できました。入社書類を郵送することもなくなりましたし、回収スピードも速くなりましたね。

また、従業員から提出される契約書や記入が必要な書類などのミスも減りました。これまでは記入ミスや書類の封入漏れがあれば、再度郵送にてやり取りが発生するので時間と手間がかかりましたが、今ではSmartHRで完結するので助かっています。

効率化を進め、組織の変化に対応していく

これから取り組みたいと考えていることを教えてください。

佐藤さん：今後も企業が大きくなるにつれて、入社手続きや年末調整などの業務は増えていくと思いますが、SmartHRを活用することで作業に費やす時間はかなり圧縮できる見込みです。

そうして生み出した時間をみらいワークスでの「働きやすさ」の構築に役立てていきます。これまでなかなか手が回せなかった社内施策の企画や、申請周りの整備に着手するつもりです。

豊岡さん：弊社は設立から10周年を迎え、企業規模も大きくなってきました。このような時期は社内の動きや周辺業務が頻繁に変更されたり、人事労務の業務に一時的な業務負荷があがったりします。

同時に人事も人手が欲しくなるものですが、管理部門のコストについては抑えていかなければなりません。先ほど申し上げたように、弊社は多様な働き方を推奨しておりますので、今後も入社手続きや契約更新周辺の業務はイレギュラーなことも発生する見込みです。

限られた時間で、年末調整の対応をSmartHRに切り替えたときもそうでしたが、社内の既存システムとの連携によってさらなる活用も視野に入れています。

今ではほかの部門から「SmartHRだったらこういうこともできるのではないか、こっちと連携させて自動化できない？」という話が出るようになりました。SmartHRさんの連携の柔軟さやのアップデートの速さにも着目をしておりますので、今後も期待しております！

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。