月間40時間の工数削減に成功。200名超の飲食グループを一元管理。同業者に「SmartHRで作業効率化しませんか？」と伝えたい。

シンプルかつ痒いところに手が届くSmartHRは全社で使いこなせると感じた

SmartHR導入前には、労務面での課題を抱えていたのでしょうか？

小俣さん：我々の会社だけではないと思うのですが、飲食業界って特にアナログな世界なんですね。入社の際、店長から採用者情報をメールで受け取り、本部で入社書類に落とし込んで、それをまた現場に返し、入社者に渡して、記入後に本部で回収、そしてExcelに記載し……、と採用から管理ファイルに記録するまでかなりの手間と時間がかかっていました。そのデータもExcelや給与ソフトなどあちこちに分散して管理されているという状態だったんです。

そして、更にそこから今度は社会保険や雇用保険などの様々な手続きがありますよね。あちこちで管理しているデータから必要な情報を拾い集めて、やっとの思いで手続きに必要な書類を作成していた……。これがSmartHRさんを導入する前の労務のフローですね。非効率的で課題だらけでした。

人事情報の管理が分散し非効率的だったため、これを一元的に管理し、効率化させたいという思いからシステム導入を検討するに至ったんですね。色々なサービスがある中で、SmartHR導入の決め手となったポイントはありますか？

小俣さん：大きく分けて3点あります。まず、SmartHRさんを使おうと決めた理由のひとつが「シンプルなデザイン」なんです。デザインが煩雑だと誤操作に繋がることもありますが、これを防ぐことができます。

そして2点目に、SmartHRは「労務に特化されている」ことです。シンプルでも、機能が不足していればやはり使いにくい。でもSmartHRは、そのシンプルな中でも必要な機能、欲しい機能を確実に押さえてくれています。

実際にSmartHRの導入検討段階で、他社さんのシステムも触らせていただいたんです。その中で、労務だけでなく人事全般を包括したオールインワンのソフトもあったりしますが、一見充実しているようにみえて「労務」という観点でみると物足りないこともある。その点、SmartHRは本当に「労務」に特化したサービスだからこそ、労務の“痒いところ”までしっかり手が届くんです。

3点目は、「自分以外も使いこなせるか」です。これは私や店舗責任者がしっかり使えるようになるということだけでなく、入社する全ての人が使いこなせるかという観点です。

「シンプル」かつ「必要な機能」を押さえているSmartHRは、全員が使いこなせる理想的なツールであると判断し、導入を決定しました。

月間40時間の工数削減。担当者を増やす予定が、1人で業務拡大に対応できたのは予想外だった

多様なツールがある中で、SmartHRを導入いただき本当に嬉しいです！ それでは実際に、導入してから期待していた効果は得られましたでしょうか？

小俣さん：むしろ期待以上だったと思います。システムを導入するからには、スムーズに進められるとか、作業時間が短くなるというのはもちろん大事ですが、何より「わかりやすい」のが一番良かったと思っています。

我々は、ここ東京だけでなく秋田にもグループ展開しています。もし、SmartHRが「わかりにくいツール」だったとしたら、自分が飛行機で秋田まで出向いてレクチャーしにいくことになりますが、現実的に考えてそれは難しいと思います。

でも本当に「わかりやすいツール」で、各社・各店舗で使いこなせており、僕が一度もレクチャーに出向くことなく今日まで至っています。レクチャー無しで労務管理を標準化できたのは、SmartHRだからこそではないでしょうか。

ありがとうございます！ 多店舗展開にも関わらず、スムーズに導入できたんですね。

小俣さん：僕が労務を担当しはじめた当時は、6店舗ほどの段階で、全ての業務を僕がやっていて、もうキャパシティオーバーかなと感じていたぐらいなんですね。

そうこうしているうちに、グループ会社が増え入社者が増え……、とてもこれは対応しきれないとなった段階で、SmartHRの力を借りていくことになったんですけれども、それでも正直SmartHRを導入してなお、新しいスタッフを入れなければ業務が追いつかないかなと思っていたのですが、蓋をあけてみればそれは杞憂に過ぎませんでした。

杞憂に過ぎなかったとは、具体的にどのような理由でしょうか？

小俣さん：新スタッフを採用することなく、自分1人で十分に労務を回せたんです。時間にして、月40時間ほどは削減できたと思います。これによって「ドンピエールグループ」だけでなく秋田の「いなにわ」も見たり、また新規事業開発にも力を注げるようになりました。

これは単に機能面で便利というだけでなく、自分だけでなく全てのスタッフが使いこなせるツールであることが要因だと思います。ここまでの結果は、私としても予想外でした。

今ではSmartHRが着実に会社のインフラになりつつあり、どんどん浸透していっています。

とても嬉しいお話をお聞かせいただきありがとうございます！

レスポンスが早く、確実に悩みを解決できるチャットサポート

チャットサポートへの感想はございますか？

小俣さん：本当にレスポンスが早いですよね。

今まで、様々なサービスを使う中で、リアルタイムで質問をするとしたら電話で問い合わせる必要がありましたが、ほとんどの場合オペレーターの順番待ちをしなければいけない。そうなると、保留の状態で待つ必要がありますがやっぱりストレスがあるんです。

一方、SmartHRのチャットサポートは、質問後素早く回答が来るので快適ですし、返信を待っている間も別の作業をすることができます。電話は便利なようで繋がらなかったり、対応時間外だったり、保留になって待っている間、電話から離れられなかったりなどストレスが意外と大きいんですね。

あと、画像を送ったりすることも可能ですし、やりとりを振り返ることもできるので、電話のように「あれ、どうやるんだっけ……」と忘れてしまうような心配も無用です。

劇的に業務が減るため、飲食系の同業者の方はかなり驚くはず

貴重なご意見、ありがとうございます！ それでは最後に「SmartHRのここがオススメ！」というポイントを頂戴できると幸いです。

小俣さん：一言で言えば、驚くほど労務の業務時間が減ることです！

同じ飲食系の経営者さんや労務担当者さんに対して伝えたいのは「SmartHRで作業効率化しませんか？」ということですね。労務のタスク量や煩雑さに悩んでいる人がいるとしたら特に。似たような課題で悩んでいる方って本当に多いと思うんです。

先ほどの私の例ですと、月に40時間、つまり1週間分時間が生まれるよと。これって、労務の方はもちろん、同業の方であれば、もう「えっ!?」と本当に驚くようなことだと思うんです。

あと機能面で、恐らく一番感動するのは「電子申請」ですね。従業員データベースになるだけでなく、更にこの電子申請によって役所に行く、役所で待つ時間も手間も省けますから。

これからも「労務」に特化し、突き進んでいってほしいですね。給与計算機能がない分、他の専門的な人事ソフトとの提携を強め、「クラウド人事労務ソフト」としての強みを最大限してもらえれば理想的だと思います。

ありがとうございます。今後とも、お力になれるように頑張ります。