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『珈琲館』と『シャノアール』統合を支えた、C-United の労務改善

C-United株式会社

C-United株式会社

主な活用機能

  • 入社手続き 入社手続き
  • 雇用契約・文書配付 雇用契約・文書配付
  • 年末調整 年末調整
  • マイナンバー管理 マイナンバー管理
  • 申請・承認機能 申請・承認機能
導入事例集をダウンロード
  • 課題
    入社手続きを紙ベースにて実施、書類管理や店長とのやりとりが煩雑化
    会社の統合により、ペーパーレス化が急務に
    他のシステム連携、情報一元化の手間がかかっていた
  • 解決策
    入社手続き、年末調整をSmartHRで実施
    アルバイトスタッフ(パートナー)の身上変更手続きをSmartHRに一元化
    他システムとの連携のため、APIによるシステム開発を実施
  • 効果
    ペーパーレス化で店長約250名の事務処理工数の負担削減に成功
    パートナーの身上変更手続きをSmartHRにて一元化
    基幹システム・勤怠システムとの情報連携を可能に

全国にコーヒーチェーン店を展開する『珈琲館』『シャノアール』が2021年4月に統合しスタートした企業、C-United株式会社。2022年4月には『カフェ・ド・クリエ』を運営する株式会社ポッカクリエイトがC-Unitedグループに参画し、その規模は600店舗まで拡大しています。

「珈琲文化の創造と発展を通して人を幸せにすること」を経営理念とし、全国にコーヒーチェーン店を展開している同社は、従業員約6,000人を抱えるなか、労務管理をSmartHRで実施したことにより業務効率化を図りました。導入を推進した岡田さん、横川さん、今井さん、村上さんにお話を伺いました。

『珈琲館』と『シャノアール』統合により、労務業務の効率化が急務に

現在のチーム構成と実際の業務内容について教えてください。

岡田さん:C-Unitedの総務部は総務、労務管理、CSR室、店舗管理の4つのグループから構成されており、私はSmartHRのメイン担当者の他に、社内イベント、店舗総合保険、福利厚生、就労環境整備、ファシリティ関連などを主に担当しています。

また、契約社員・パートナーの給与計算や給与・勤怠・SmartHR・その他システムの設定管理を横川、店舗社員の給与計算、労災、DC制度、店舗総合保険、就労環境整備を村上、給与計算以外の社会保険事務や健康診断、コロナ禍における休業補償(雇用調整助成金申請)などを今井が担当し、今回のSmartHR導入は総務グループと労務管理グループで進めてきました。

(総務部 マネージャー 岡田さん)

導入前の課題について教えてください。

岡田さん:珈琲館とシャノアールが統合する際、紙ベースでの人事管理が人員増とともに煩雑化し、限界がきていました。また、珈琲館は給与計算をアウトソースしており、統合にあたり、一元化をどのように進めていくべきか、模索していました。

横川さん:統合に際し、給与計算や雇用管理の仕組みが違ったため、まずは揃えるところから始めていきました。給与計算もアウトソースと内製化で進めている状況で、雇用契約書は紙ベースで運用していたんです。運用方法を統一するだけでなく、現在紙ベースで運用している手続きをウェブ化し、効率化を進める必要がありました。

村上さん:パートナーさん(アルバイトの方)のモチベーション向上のために、3か月ごとに人事評価を用い、時給向上の機会を多く設けているのですが、その更新手続きにおいて店長が紙ベースで準備し、本社総務部へ郵送するやりとりが非常に大変でした。

導入の決め手は何でしょうか?

横川さん:当時は統合により、いち早く効率化を進める必要があったため、「早くスムーズに導入できること」を重視していました。ゼロからシステム構築する時間とコストを必要とせず、もともと使用していた基幹システムのCOMPANYを活かしながら、まずは月間200~300名のパートナーの入社手続きを効率化できるシステムとして検討していたところ、SmartHRが一番適していたというイメージです。

COMPANYとの連携も、SmartHRさんから紹介してもらった外部のシステム開発会社さんにAPI連携できるよう、開発していただけました。

COMPANYとの連携が「うまく実現できそう」「スピード感をもちながら導入できそう」と思われた点が導入の意思決定に至った背景でしょうか。

横川さん:そうですね。

(総務部 シニアリーダー 横川さん)

開発したAPI連携を活用し、他のシステムとの連携はどのようにされているのでしょうか?

横川さん:まずSmartHRで入社した方をAPI連携でCOMPANYに深夜のうちに取り込み、早朝にガルフネット(勤怠システム)にデータを送り、取り込むようになっています。ここまで全部自動ですね。

人事データの最初の入り口はSmartHRなんですね。

横川さん:そうですね。SmartHRが入り口となり、従業員データをほかのシステムに受け渡せるようになっています。

170店舗から届く書類がほぼゼロに、店長の負担も削減

導入後の効果について教えてください。

岡田さん:導入以前は、店舗に常備している入社手続き書類に記入いただき、店長が内容の確認後、毎月16日に本社定期便で送付し、170店舗から届く書類の仕分けからPDF保管までを総務部全員で行なってきました。

SmartHRの導入後は、入社手続き書類はほぼゼロとなり、仕分けからPDF保管もなくなり店舗・総務部ともに一番の効率化につなげられました。

また、これまでの入社書類は法律に基づき保管する必要があるため、委託の倉庫会社へ随時送付していましたが、ペーパーレスになり、この倉庫管理の手間や費用も自動的に削減できました。デメリットはまったくないですね。

横川さん:以前、マイナンバーも紙で収集し、店舗で厳重に保管したうえで、本社に送るという業務フローでした。

SmartHRの導入後、「マイナンバーはどうすればいいんですか?」と店長たちから聞かれましたが、「入社される方がデータで送ってくれるので店長は、何もしなくていいですよ」と言えるようになりました。

岡田さん:私が以前在籍していた企業では、数百万円単位をかけ、マイナンバーの記載された紙を管理する部屋を作っていたりしましたね。一番厳重な方法で、セキュリティカードを持っていないと入室できないという管理をしていました。コスト面でも手間の面でも、マイナンバーをSmartHR上で管理できて便利になりました。

店長がマイナンバーのコピーなどを扱わなくてよくなったのも、心理的な負担の点からメリットがあるのではないでしょうか。

村上さん:以前は履歴書を紙で保管していましたが、データでもらうことにより、今は本社で原本を回収していないんです。店舗でも履歴書などの紙を一時的に保管していると処分するのも大変でしたので、今では面接後は履歴書をお返しし、必要以上に紙で個人情報をもたずに済んでいるのもよい点ですね。

店長の皆さんの負担は削減されたのでしょうか?

岡田さん:これまでは店長が個別に個人情報を勤怠システムの登録入社書類の一時保管・本社定期便への送付などしてもらっていました。SmartHR導入後は店長が招待メールを送るだけで、あとは入社者が自身で入力すればよくなりました。

ただ、全店長がSmartHRを完全に理解しているわけではありません。1日に10件程度は、操作や業務フローについての問い合わせがあります。外食業界はコロナ禍の影響もあり、勤続年数が短いようで、離職率も決して低くはありません。中途採用も強化しているため、業務フローをイチから覚えてもらう必要が増えます。できる限り定着率を高め改善していきたいですね。

村上さん:これまでは、面接後、採用となったパートナーが入社前に入社手続き関係でもう一度店舗に来る必要があったのですが、それが不要となりました。「給与口座の通帳や入社書類を持ってきて」というやりとりがなくなり、店長も事務処理時間が軽減されているのではないかと思います。

(総務部 リーダー  村上さん)

パートナーの身上変更手続きをSmartHRに一元化

申請・承認機能は活用していますか?

横川さん:はい。給与振込口座や扶養追加、住所変更などの手続きを申請・承認機能を活用して進めています。以前は正社員しか使えないシステムでしたので、店長が代理で入力する必要がありました。今はパートナーさんが時間や場所に関わらず手続きを進められます。

また、以前はそのシステムで入力したデータをCOMPANYに取り込む仕組みがなかったため、結局手入力していたんです。今はSmartHRからデータを取り込めるようになりました。

パートナーの退職の申し出もこの機能を活用しています。以前は紙ベースの退職願をもらっていたので、WEB化によりご本人から退職の意思表示をしてもらいやすくなりました。

サポートコンテンツも活用、カスタマーサクセス担当の対応も丁寧

従業員に対してSmartHRを浸透させるためにどのような工夫をされましたか?

今井さん:マニュアルを活用し、よくいただく質問にはQ&Aという形で配信し、地道に回答していきました。

岡田さん:入社手続きは給与に連動しますので、間違いがあると入社されたパートナーに迷惑をかけることになります。よって、SmartHR導入説明会と運用進捗・改善説明会を実施し、並行して操作マニュアルを作成・配信し理解を求めてきました。

基本的なスタンスとして「協力してもらってありがとう」という気持ちを忘れず、店長とSmartHRを導入した私たち総務部のあいだに「大切なパートナーさんがいること」を忘れず、単なる事務処理・手続きとは思わず丁寧に対応しています。8割ほどの店長には理解いただけていると思います。

年末調整も紙ベースでやってましたので大変なことばかりでしたが、SmartHRの「アンケート形式で回答できる方法」がわかりやすく、問い合わせも予想を下回りスムーズに移行できたと思います。振り返ると、案内(通達)をもっと丁寧に細かにしておれば、その後もチェックも減り、お互いスムーズにできたと思うので、今年はよりスムーズに効率化できるイメージをもって準備したいと思っています。

SmartHRのサポートコンテンツは活用されましたか?

岡田さん:はい。ヘルプセンターチャットサポートを活用しています。うまくテキストで表現できないときはカスタマーサクセス担当の方に直接伺うこともあります。チャットサポートもこちらが聞きたいことを汲み取ってきちんと回答してもらえているので非常に助かっています。

横川さん:操作方法はヘルプセンターで理解できました。運用面での相談はカスタマーサクセス担当の方にしていましたが、対応がスムーズでしたね。ほかのシステムですと担当の方にそもそもつながらないことが多く、半日以上待つこともあるのですが、SmartHRのカスタマーサクセスの方は対応も早く丁寧に対応してくださいます。

「次のステージ」を目指して総務部でスキルアップ

今後、どのようなことに取り組んでいく予定でしょうか。

今井さん:これまでの経験を活かしてSmartHRをより浸透させたいですね。よいところを吸収しつつ、店舗・本社業務においてさらに事務効率化ができ、ON/OFFのメリハリができる「よりよい会社」にしていきたいと思っています。

岡田さん:統合を経て、さらに総務部員のスキルアップも必要だと思っています。社内の風通しはよく、会社をもっとよくしていこうというエネルギーを感じるので、店舗・本社・各ブランド間で、さらなる一体感をもてる会社にしていきたいですね。

横川さん:現在、労務管理の部分はオンプレシステムと、SaaSが混在しています。そのため連携がうまくできていないところもあります。できれば今後はSaaSで統一し、本部側と店舗側双方の業務負担を減らし、安定的にシームレスな管理・運用を進めていければと思います。

村上さん:本部の業務効率や生産性だけを重視してしまうと、結果、店舗側に負担をかけることになりかねないので、当社に見合うシステムを今後もうまく活用し、効率化できる部分はさらに進めたいですね。就労改定改善プロジェクトで子育て中の社員にも、負担の少ない、働きやすい環境を整えていければと思っています。

(総務部 リーダー 今井さん)

統合に伴う労務管理業務の刷新、なかなか骨が折れる業務かと思いますが、その一助にSmartHRがなっていれば嬉しいです。本日は貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。

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  • 年末調整 年末調整
  • マイナンバー管理 マイナンバー管理
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