労務にかける時間が3分の1に。生まれた時間で新人事制度を作り、社員6割の生産性向上に成功

1年間で従業員数が2倍以上になり、業務が回らなくなった

はじめに、現在の企業の従業員数と社内体制を教えてください。

居村さん：従業員は全体で200人、正社員だけでも100人を超えています（※2016年9月現在）。ここ1年間で100人ほど増えてほぼ倍になりました。

体制はコーポレート部門の中にある人事グループが労務を担当しています。労務は2名で行っていますが、1名は経理と兼任です。

1.5人で年間100名以上の入社や各種労務手続きの対応を行うのは大変ですね……。

居村さん：本当に大変でした。しかも当時はすべて紙で入社手続きや交通費の管理をしていて、入社時に新入社員からもらった個人情報を見ながら、入社に必要な書類を手書きによって作成していました。一時期は入社してくる人のペースに仕事が追いついていない状態が続いていましたね。

「ペンだこ」ができるまで紙の書類を作成していた

居村さん：以前、31名が同じタイミングで入社することがあったのですが、ほんっとに大変でした。ほんっとに……（笑）。

佐々木さん：冗談じゃなく「ペンだこ」ができるくらい書いてたよね（笑）。

それだけの人数となると、欲しい情報がスムーズに集まらないことも多そうですが……。

居村さん：……集めます（笑）。どうにかしてでも集めないと始まらないので、入社時に必要な情報の記入を何度も促したり、内容にミスも多いので地道に修正してもらっていました。本当に骨の折れる作業でした。

労務にかける時間が3分の1になった

多忙を極める中、2016年1月にSmartHRを導入していただきました。

居村さん：当初からかなり活用しています。「本人入力」機能が最高です。

メールで個人情報の入力を依頼するだけで簡単に情報が揃いますし、SmartHRの入力欄の設計上、情報の間違いがほとんどない状態で勝手に新入社員の情報が集まるのが良いですね。誤りのない情報が集まるので、人事データベースとしても活用しています。

もちろん電子申請も活用しているので、全体で考えると労務にかかる時間は3分の1以下になりました。手書きも無くなって「ペンだこ」もなくなりました（笑）。

そもそもSmartHRを導入したきっかけは何だったのでしょうか。

佐々木さん：実は当初、マイナンバーの収集と管理を行う前提でSmartHRを導入しました。

しかし先ほどもお伝えしたように、従業員情報の管理に取られる時間や紙に記入する手間の問題もSmartHRで解決できたので、マイナンバーの管理だけではなく、他の多くの機能を活用しています。

居村さん：他にも2要素認証やIPアドレス制限もあり、セキュリティがしっかりしていたのでスムーズに導入できました。最近では権限管理も細かく設定できるようになって安心して使っています。

200枚以上の給与明細を「手渡し」から「メールで一括配布」に変更

SmartHRの中でよく使う機能はありますか？

居村さん：「入社の手続き」と「退社の手続き」、「扶養の追加」が多いですね。入社時には従業員自身で情報を入力してもらっていますし、扶養追加の申請も本人にしてもらっているので、かなり楽に処理することができています。

あと、今は手書きですが、今後は離職票も電子申請する予定です。賃金台帳を元に自動計算されるので便利ですよね。

最近追加された機能です。ぜひ使ってください！ 他に活用している機能はありますか？

居村さん：給与明細のメール配布機能を使い始めたところ、社員がかなり喜んでいます。「IT企業なのになぜ紙なの」と言われていたので（笑）。

佐々木さん：経費削減にもなりますしね。しかも、これまではアウトソーシング先から送られてくる200枚以上の給与明細用紙を手で配っていましたが、これがかなりの手間でした。

給与明細は机の上に放置することもできないので、各部長などがメンバーに配っていましたが、配る作業にトータルで半日以上はかかっていたと思います。今思うとかなり無駄な作業でした。これが全てなくなったことは会社にとってかなり良いことだと思います。

業務効率化によって生まれた時間で、新しい人事制度を開始

居村さん：少し話はそれるのですが、7月から「副業の自由化」、「リモートワークの自由化」、「フレックスタイム制度の開始」などをパッケージ化した人事制度「ハタカク！」を開始しました。

これもSmartHRを導入したことで生まれた時間があったから開始することができましたし、導入の旗振り役を担えたのだと思います。

※ 役員もリモートワーク？ 社員6割の生産性が向上したクラウドワークスの新しい人事制度「ハタカク！」とは

「より価値のある仕事に集中できるようになって欲しい」とは私たちの理念ですので、嬉しいです……！

佐々木さん：以前からフレックス制度の導入を希望する声やリモートワークを行いたいという声はありましたが、セキュリティや労働時間、コミュニケーションの希薄化などの課題も多く、なかなか実行することができませんでした。

今回、居村がいろいろと進めてくれましたが、間違いなくSmartHRを導入したことで生まれた時間があったから開始することができた制度だと思います。アンケートの結果、60%の社員の生産性が向上していることも分かりました。

SmartHRはクラウドワークスのインフラになった

お褒めいただきましたが、SmartHRの使いづらい点やご要望はありますか？

居村さん：氏名変更の手続きができたら嬉しいですね。

もう間もなくできるようになりますのでお待ちください！^※1

居村さん：それは嬉しいです！ 他には随時改定の電子申請と、年末調整が行えたら最高ですね。

年末調整機能は今年リリース予定です。随時改定はSmartHRでもできるようにしたいとは考えていて、計画にはあるのですが……まだ明確な時期は言えない状況です。^※2

居村さん：期待しています。結構前から使っていますが、速いスピードでどんどんアップデートされているので今後にも超期待しています。なので要望はあっても不満はないですね。すみません、あまり参考にならず（笑）。

ありがとうございます。それでは、SmartHRの良いところを教えてください。

居村さん：先ほどもお話しましたが、格段に労務が効率化できた点です。もうクラウドワークスのインフラと言っても過言じゃないです。チャットサポートが充実しているのも良いですね。わからないことがその場で解決できるのでよく使っています。

担当者の業務が止まることのないように、可能な限り数分以内に返信する体制をとっています。

※1「従業員の氏名変更」が可能になりました。（2020年12月現在）
※2「年末調整機能」をご利用いただけるようになりました。（2020年12月現在）

機能の改善・追加の速さから「SmartHRは信頼できる」と思った

佐々木さんに質問です。SmartHRを導入する際、決済者として導入にハードルはありませんでしたか？

佐々木さん：全くありませんでした。マイナンバー管理や人事データベースなど、求めている機能が揃っていましたし、利用料金も良心的ですよね。

今となってはそれ以外の機能も含めてなくてはならないツールになっているので、導入して正解だったと思っています。

ありがとうございます。佐々木さん自身はあまりSmartHRを使うことはないと思いますが、印象はどうでしょうか？

佐々木さん：細かな機能は使いませんが、従業員情報を見ることは結構ありますし、かなり使いやすいと思っています。

かなりの頻度でアップデートされているのも知っていますし、改善や新機能追加までの速さを見ていると、サービスとして信頼できますよね。なかなか改善されずに放置されているサービスってストレスですし、不信感があるので。

それでは最後にSmartHRの評価を10段階で教えてください。

居村さん：期待を込めて7でお願いします。

ありがとうございます！ ちなみにどうしたら10になりますか？

居村さん：やはり年末調整と随時改定が対応したらですね……！ そしたら満点です。

まずは年末調整から頑張ります！^※3居村さん、佐々木さん、本日はありがとうございました。 これからもSmartHRをよろしくお願いします！

※3「年末調整機能」をご利用いただけるようになりました。（2020年12月現在）