SmartHRは労務未経験でもカンタンに手続きできる“魔法のシステム”

アナログで煩雑な労務タスク、人為的ミスが発生しムダが多かった

弁護士ドットコム株式会社 管理部 竹内さん

現在の労務チームの体制について教えてください。

竹内さん：私と澤田の2名で担当しています。実務は私が行い、確認業務を澤田が担っています。

SmartHRを導入する前にはどのような課題を抱えていましたか？

竹内さん：やはり労務の手続きは、基本的に紙に書いて提出するというアナログな業務がとても多く煩雑でした。単純作業なのにかなり時間をとられてしまいます。それに加え、人間が手書きするものなので、やはり人為的なミスや誤りが発生しやすく、ムダも多かったのが課題でした。

あと、SmartHR導入前は社会保険労務士さんに入社手続き等の業務もお願いをしており、そのやり取りをする間にどうしてもタイムラグが発生してしまうため、スピーディにタスクを進行できないなどの課題もありました。

なるほど、なかなかリアルタイムで進行することができずに滞ってしまっていたんですね。

竹内さん：はい、日々加速する自社の成長スピードに対応していく上で、労務タスクの業務効率化や、アウトソース先から巻き取ることで労務タスクを内製化する必要を感じ、SmartHR導入に至りました。

SmartHRを導入後「労務タスクの標準化」に繋がった

SmartHR導入後に最も変わったポイントを教えてください。

澤田さん：「労務タスクの標準化」に成功したことですね。

SmartHR導入自体は、2017年の6月に退職した竹内の前任者がやっていて、竹内が入ったのは7月だったので、一時的に私が引き継いで担当していました。私自身、IRがメインの業務で、労務は専門ではない上に、弊社は3月決算なので6月は株主総会などがあってかなり忙しいんです。

なので、最初は正直なところ億劫だったのですが、蓋をあけてみたら「これでいいの？ とってもカンタンにできるし、これならやれる！」と、ストレスなく引き継げましたね。

しかも、分からないことがあれば画面上のチャットサポートですぐ回答してくれるので助かりました。もちろん私から竹内へのバトンタッチもスムーズでした。

弁護士ドットコム株式会社 管理部マネージャー 澤田さん

導入後、手続きで生じる「1週間のタイムラグ」が解消された

労務タスクの標準化以外にはどのような効果がありましたか？

竹内さん：業務フローが改善され、効率的に仕事を進められるようになりました。SmartHR導入前は、従業員名簿に情報を入力し、社労士さんに社会保険関係の書類を作成・申請してもらうという業務フローでした。しかしSmartHR導入後は、申請までもすべて社内で巻き取ることができ、その分社労士さんへは相談業務にあてる割合が大きくなりました。

また、入社前に従業員情報を本人に入力してもらい、入社後に即日でこちらが手続きできるため非常にスムーズで、業務スピードが向上しました。これまでの入社手続きの進め方では、社労士さんとのやり取りでタイムラグが生まれることも含め、1週間ほどかかっていましたが、そのラグも一気に解消されました。

待機せざるを得なかった時間がなくなり、スピーディに進行できるようになったんですね！

竹内さん：給与明細の配布も、紙の封入だけで約4時間はかかっていたし、手渡しするにも席に本人が居ないと渡せないので、双方にとってストレスになっていましたが、それもなくなりました。

更に、最近では、小さい子どもがいる従業員も増え、入社後すぐに保険証が欲しいという声が多くなってきましたが、それにも素早く対応ができるようになったので、従業員の満足度も上がっていると思います。

澤田さん：以前は保険証の到着まで入社後2週間くらいかかっていましたが、今は入社後約1週間で従業員の手元に届くようになりました。

業務が効率化されたことで、労務以外の業務に変化はありましたか？

竹内さん：業務時間が圧縮されたことで、新しい福利厚生の拡充に時間を割けるようになりましたね。部活制度や子育て支援、自転車通勤手当などがあります。

澤田さん：それ以外にも、人事データベースをSmartHRに全部統一したことで、従業員数や平均年齢などのデータ集計しやすくなりました。上場していると、有価証券報告書に、平均年齢や平均勤続年数などを書いたりするため、これらの情報が瞬時に得られるのは非常に楽です。これらのデータに加え、男女比率などについて採用チームから質問されることもありますが、同様に便利だなと感じますね。

竹内さん：これらのデータを取得するために、ワンクリックでその時点のデータがパッと出るような機能があったら更に嬉しいなと思っています！

※「ラクラク分析レポート」をリリースいたしました。SmartHRに蓄積・連携された人事データをもとに「社員数推移」や「平均年齢」「平均勤続年数」などの組織や従業員の状態を反映する統計値を集計・可視化できる機能です。（2020年12月現在）

管理者も従業員もカンタンに使いこなせる親しみやすいデザイン

実際にサービスを使ってみて、第一印象はいかがでしたでしょうか？

竹内さん：SmartHRはシンプルな設計なので、マニュアルがなくても直感的に操作ができるというのを強く感じました。あと、これは個人的な意見なんですが、すごい可愛らしいデザインなので、親しみやすいなと思っています（笑）

従業員さんにも使っていただく中で、何か使い方で質問等はありましたか？

竹内さん：使い方に関して質問されることはありません。「そもそもの手続き方法はどこから行えばいいですか？」といった質問はあるのですが、むしろそのタイミングで「SmartHRから実施してください」とさえ伝えれば、その後はすんなり提出してもらえています。

「煩雑な労務手続きを標準化する魔法のシステム」

SmartHRへの今後の期待を是非お聞かせください。

竹内さん：やっぱり労務タスクはまだまだアナログな側面があります。一方、SmartHRのようなサービスが出たことは革新的だと思っています。なので、SmartHRには「クラウド人事労務ソフト」を牽引し、もっと世の中に定着させていってほしいです。

澤田さん：労務は本当にアナログだなと昔から感じていましたが、効率化する伸びしろが大きい分野とも言えるので、是非期待したいです！

ありがとうございます！ それでは最後に「SmartHRのココがオススメ！」というポイントを一言でお願いします。

竹内さん：SmartHRは労務未経験の担当者でも、カンタンに労務手続きを実行でき、業務標準化に繋がる「魔法のシステム」だと思います！

「魔法のシステム」、 素敵なフレーズをいただき嬉しいです……！

澤田さん：僕も未経験で前任から引き継ぎましたが、本当にカンタンなんですよね。

竹内さん：これまで高度な知識がないとできないようなタスクだった労務手続きを、このシステムによって、標準化できるのは本当に素晴らしいことだと思います。

竹内さん、澤田さん、ありがとうございました！