月80時間の人事労務工数を削減し、担当者が飲食店勤務に専念できるように

使い勝手の良さと、隣の席で支えてくれるようなチャットサポートが導入の決め手

SmartHR導入前の課題を教えてください

井筒さん：かつては、現場を担いつつ労務を兼任していた社員と私とで労務を担当していましたが、当時は紙と手書きというアナログな管理方法が中心だったため、入退社手続きも煩雑でしたし、また役所へ出向くなどの工数も大きな課題でした。ちょうど「働き方改革」が叫ばれ始めた中で、私たちとしても積極的に取り組む必要性を感じていました。

バックオフィスの課題が、少なからず全社的に影響していたということでしょうか？

井筒さん：そうですね。直接的に売上を立てるのは、やはり現場となる飲食店ですし、逆に売上に直結しないバックオフィス業務が膨れてしまうと、企業成長のボトルネックになりかねず、歯がゆさを感じていました。

そこでバックオフィス業務の効率化をしようという流れに至ったということですね

井筒さん：はい。なので組織改革に着手する上で、まず業務を棚卸しして、必ずしも自社のリソースでやる必要のない領域の業務について、ツールやアウトソーシングの活用を推進しました。その中で、人事労務面の効率化にあたって、SmartHRの導入を決定しました。

多様なクラウド人事労務ソフトがある中で、色々と比較されたと思いますが、SmartHRに決めた理由があれば是非教えてください

井筒さん：一番の理由はチャットサポートです。知りたいことを丁寧かつ的確に回答していただけますし、数分で返事がくるので、まるで隣の席から支えてくれているかのような感覚です。メインで使っている担当者も非常に気に入っていますね。

ありがとうございます、とても嬉しいです！

井筒さん：税理士さんもSmartHRを気に入っていて、協力的にサポートしてくれました。「SmartHRさんのアカウントを用意してもらえれば、賃金台帳や給与明細の取り込み、全部こっちでやりますよ」と。

月に80時間の工数削減。労務兼任担当者が店舗勤務に注力できるように

導入前後で変化はありましたか？

井筒さん：まず新入社員の情報収集時のミスが激減しました。これまで、入社時手続きにあたって、入社予定の社員やアルバイトにこちらから質問して答えてもらったものをExcelに転記し、不足部分あればまた質問して……といった流れで記入していたのですが、やはり内容に誤りが生じて何度も手間がかかっていました。

しかし、今は本人に、招待メールを送って自身で名前や住所、基礎年金番号など必要な情報をすべて入力してもらえるのでミスがなく助かります。そして、役所に出向くことなく電子申請できるので、この工数を大幅に削減できたことも非常に嬉しいです。

電子申請に必要な電子証明書の取得はスムーズにできましたか？

井筒さん：はい、SmartHRの副島さんが公開されていた動画を見たらあっという間に取得できました！

ありがとうございます！ 副島も喜ぶと思います（笑）。様々な面で業務リソースの削減に成功したようですが、具体的に何か変化はありましたか？

井筒さん：これまで労務を兼任していた社員の人事労務に係る工数が、1日あたり4時間、週4日業務だったのですが、この時間が丸々浮きました。月に換算すると80時間ですね。

月に80時間も・・・！

井筒さん：以前は労務兼任の社員にすべて任せていたため属人化していたのですが、後任のパートスタッフに業務を引き継ぐことができ、労務を兼任していた社員を本業である飲食店に専念してもらことに成功しました。

任せっきりだったというのは、入退社の手続きなどでしょうか？

井筒さん：はい。今までは、労務兼任社員が、お店の営業時間前に事務所に来て労務まわりの作業していたんですよ。例えば私から「誰々さんが入社したから、手続きお願いね」とお願いしていて、「えー、また役所ですか？」みたいな……（笑）。

その労務兼任社員は飲食の専任となり、現在は労務に係る実務のほとんどを後任のパートスタッフでまかなえています。

私自身は労務周りの進捗管理が主で、経営マネジメントに時間を割けるようになりました。進捗状況をSmartHRのToDoリスト機能で見える化できるようになったのも嬉しいですね。

SmartHRは、本部機能が課題になる「3〜5店舗の飲食業」に特にオススメ

御社のホームページや採用ページを見ると、従業員の方々をとても大切にされていることが、文章や写真から強く伝わってきます。何かその企業背景はありますでしょうか？

井筒さん：自分たちの活動を通して、三方良しで人々が幸せになればいいなと思っていて、その起点は何より従業員なので、企業理念として「従業員の幸福を追求し、全ての人を笑顔にする」と掲げています。そのため、人と人とが接するオペレーションにできるだけリソースを注力したいと考えています。

先程の、人事労務関連のタスクをSmartHR導入によって効率化し、労務担当の方を店舗勤務に専念してもらことに成功したのも、今の話に通ずるように感じます

井筒さん：そうですね。「人」こそが飲食店として差別化を図り、強みにしていく部分だと思っています。なので、労務に限らず、人と機械とで付加価値が変わらない仕事は、極力ITツールによって業務を効率化し、人が担う付加価値の大きい仕事について、従業員に注力してもらおうという方針です。

おしゃれなスペインバル「BARDEBIS（バルデビス）」の店内、着々と開店準備が進みます

そして、結果的に人々の幸せに繋げていきたいということですね。「働き方改革」の取り組みとして理想的なケースですね！

井筒さん：まさにこのような取り組みを経て、雑誌『飲食店経営』（2017年8月号）で、SmartHRさんの活用事例について取材を受け掲載されました。飲食店での先進的な取り組みということで、メディア等でピックアップされることや、同業の方からも「どうやって労務を回しているの？」と聞かれることなども増えました。

やはり業界全般で人事労務面に課題を抱えることが多いのでしょうか？

井筒さん：そうだと思います。しかも、単なる人事労務面での課題に終始せず、経営課題に直結することが多いんです。特に事業拡大し店舗が増えていく中で、3〜5店舗になったあたりで、大きな壁があるようなんです。

何故かと言うと、店舗の増加とともに本部機能が必要になり、本部に求められる役割や工数が増えていきます。「では、その仕事を誰が担うのか？」となったときに、本部担当者を専任で雇うのは厳しいんですよね。これが3〜5店舗くらいの規模になった時に発生する課題です。

できるだけ少ない工数で本部を機能させなければ、事業拡大のボトルネックになってしまうんですね

井筒さん：中でも飲食業は、人材が流動的な業界であるだけに人事労務の管理に負担がかかりやすい。でもそれをサポートしてくれるツールが続々登場しており、SmartHRさんもまさにそのひとつですよね。非常に心強い存在ですし、使わない手はないと思います。

ありがとうございます！

井筒さん：なので、事業拡大を考えつつも、本部機能の中でも人事労務面で課題を抱えやすい3〜5店舗の飲食業の方々には、SmartHRを是非オススメしたいです！

本当にありがたいメッセージをいただき光栄です！ 井筒さん、本日はありがとうございました！